HANGİ İŞ SÜREÇ YÖNETİMİ ÖZELLİKLERİNE GERÇEKTEN İHTİYACIMIZ VAR?

İş süreç yönetiminde kullanmak için bir yazılım arama süreci kolay bir iş değildir. Özellikle günümüzde seçilebilecek çok fazla seçenek varken şirketlerin, hangi özellik ve imkanlara ihtiyacı olduğunu hangi özelliklerin ise satıcılar tarafından ihtiyaç varmış gibi gösterildiğini anlamaları gerekiyor. Ama merak etmeyin biz yardım etmek için buradayız. Bu makale bir yazılım sistemi satın alırken yazılımın içinde bulundurması gereken özelliklere odaklanıyor. Piyasanın fazlasıyla dinamik olması iş liderlerinde maliyetleri düşürüp verimliliği arttırmaya çalışırken aynı zamanda rekabetin içinde kalma baskısı oluşturur. Bu zorlukların üstesinden gelebilmek için birçok organizasyon, iş süreç yönetimi yazılımının sağlayabileceği gelişmiş operasyonel verimlilik, gelişmiş müşteri servisi ve artan hizmet yeniliği gibi faydalardan yararlanmak ister.

SÜRÜKLE VE BIRAK

Bütün iş süreçleri veriyi asıl süreç boyunca taşıyacak bir yola ihtiyaç duyar. Çoğu iş süreç yönetim çözümü bunu veriyi süreç boyunca alıp, izleyip, düzenleyerek gerçekleştirir. İşte bu adım sürükle ve bırak yazılımcısının işe yarayacağı bölümdür. Bu sayede bütün son kullanıcıların süreçle ilgili bilgileri kolaylıkla yönetebilmesini ve uygun hedefe gönderebilmelerini sağlar.

MOBİL DESTEK (HAREKETLİ DESTEK)

Çoğu iş süreç yönetimi çözümü en azından Android ve iOS için mobil destek ve ulaşıma sahiptir. Teknoloji geliştikçe ve daha inovatif hale geldikçe iş süreçleri de gittikçe daha mobil hale geliyor. Kullanıcılarınız uygulamalara sadece bilgisayar ekranlarından ulaşmak istemeyeceklerdir. Bu nedenle mobil kullanımı da içinde bulunduran iş süreç yönetimi çözümleri diğerlerinden bir adım önde olacaktır.

 TEK OTURUM AÇMA

TOA sayesinde bir kullanıcı tek bir kimlik bilgisiyle birden çok bağımsız yazılım platformuna giriş yapabilir. Bu da IT departmanının daha kolay erişim sağlayabilmesini ve kullanıcı aktivitesini takip edebilmesini sağlar. Eğer büyük bir şirket sahibiyseniz, TOA satın alacağınız herhangi bir yazılım için zorunlu bir özellik haline gelmiş olabilir.

 KOLAY ENTEGRASYON

Diğer ana yazılım sistemleriyle iletişim kuramayan bir iş süreç yönetimi yazılımına sahip olmak iş süreç yönetimi satın almanın amacına tamamen ters düşmektedir. Hali hazırda bulunan yazılımlara entegre olamayan bir sistemle, veri transferlerini manuel bir şekilde yapmak zorunda kalırsınız. Bu da iş süreç yönetimi yazılımı satın alma amaçlarınızdan olan otomasyona zarar verir. Fakat güçlü entegrasyon özelliğine sahip bir iş süreç yönetimi sistemiyle önemli günlük operasyonlarınızı başarılı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

RAPORLAMA VE ANALİTİK

İş süreç yazılım sistemleri için raporlama kolay bir iş olmalı buna rağmen bazı yazılımlar kullanıma hazır istatistik ve ölçü özelliklerini içermemektedir. Bu nedenle satıcıların sözünü dinlemektense satın alacağınız yazılım üzerine araştırma yapmanız önemlidir. Sizin için belirli bir adımın ortalama ne kadar sürede tamamlandığını, bütün açık işlerin anlık fotoğrafını çekebilen ve bir işin ne kadar sıklıkla reddedildiği veya yeniden yönlendirildiği gibi konularda raporlar oluşturabilen bir iş süreç yazılım sistemi seçmelisiniz.

SÜREÇ PERFORMANSI ÖLÇÜMLERİ

Bütün iş süreçlerinin uyması gereken zaman sınırları vardır ama hepsi bu son teslim tarihlerine maalesef uyamaz. Bu tip durumlar iş liderlerinin gecikmeye neyin sebep olduğunu bulmalarını ve bu probleme bir çözüm getirmelerini gerektirir. Süreç performans ölçümleri de şirketlerin problemleri bir süreçle beraber bulmasını sağlar.

Kaynak: Elizabeth Quirk, 'solutionsreview.com', Which Business Process Managemet Features Do You Really Need? , June 5, 2019. Web

 

Makalenin devamı için; https://solutionsreview.com/business-process-management/which-business-process-management-features-do-you-really-need/

                 2019’da İş Süreç  Yönetimi Yazılımı Satın Almak için En Önemli  Nedenler

İş süreci yönetimi yazılımı işletmelerin önemli iş süreçlerinin ve akışlarının tasarlanmasını, analiz edilmesini, gerçekleştirilmesini, gözlemlenmesini ve en iyilenmesini mümkün kılan bir yazılımdır. .Ayrıca, uygun maliyet, gelişmiş iş çevikliği ve sürekli süreç iyileştirme sayesinde işletmelerin rekabet avantajı oluşturmalarında değerli bir otomasyon aracı olarak rol alır.

Gartner iş süreç yönetimini,  İş süreçlerini optimize etmek, geliştirmek, analiz etmek ,modellemek ve keşfetmek için çeşitli yollar kullanan bir disiplin olarak tanımlar.İş süreci insanların davranışlarını, sistemleri, bilgiyi ve üretilecek olan şeylerin iş sonuçlarını iş stratejisi yardımıyla koordine eder.Süreçler yapılandırılmış ve tekrarlanabilir veya yapılandırılmamış ve çeşitli olabilir. İş süreç yönetimi işetme stratejilerine  göre uygun IT yatırımları için anahtar rol oynar.

İş süreç yönetimi yazılımı süreç tabanlı uygulama geliştirmenin 4 ana ögesini ele almalı.

1)Tasarım:Şirketteki operasyonların düzgün bir şekilde ilerleyebilmesi için süreç tabanlı çözüm yaratır.

2)Yürütme:Süreçlerin hızlıca hayata geçirilmesi

3)Yönetme: Hedeflerine ulaştıracak uygulamalar sağlar.

4)Optimizasyon: Sürekli ve tutarlı bir gelişim için her şeyin otomatikleşmesi

Büyüyen pazarda firma sahipleri rekabeti korurken, maaliyetleri azaltmak ve verimliliği arttırarak iş süreçlerini geliştirme baskısı altındalar. Bu zorluklarla başa çıkmak için bir çok şirket BPM yazılımının gelişmiş müşteri hizmetleri ve operasyonel verimlilik gibi sağladığı faydaları arıyor.

Piyasada çok fazla iş akış yönetim yazılımları olmasına rağmen BPM iş akışının dışında süreç platformu yeteğine sahip olmasıyla diğerlerinden ayrılır. Bu yetenekler uygun bir iş tasarısı oluşturmaya olanak sağlar.BPM yazılımı  şirketi amaçlarına ulaştırmak için  işleri optimize etmeye yardım eden kritik iş süreçlerini tanımlama ,otomatikleştirme ve raporlamaya yardım eder. Bu araçlar aynı zamanda süreçleri otomatikleştirmede hatta bazı durumlarda sürecin farklı adımları için dijital uygulamalar üretmede işe yarar.

Yeni bir yıl ile  yöneticiler yeni iş araçlarını uygulamaya koyma veya var olanı geliştirmeyi düşünmeye başlamışlardır.BPM yazılımının en önemli faydalarından bazıları şunlardır.

ÇEVİKLİK

İş çevresinde meydana gelen sürekli değişimler nedeniyle iş süreçlerinin yeni koşullara uyum sağlaması giderek önem kazanmaktadır. BPM yazılımında,  bir süreçteki adımların titiz bir dokumantasyonla iş süreçlerini daha çevik bir hale getirir.BPM teknolojisindeki bu titizlik iş akışının her adımını açık bir şekilde anlamaya yardım eder.

Bu şekilde detaylı bilgiler organizasyonların değişimlerin iş süreçleri üzerindeki etkisini daha iyi anlamasına yardımcı olur. Bir organizasyonun iş süreçlerini modifiye etmesinin o organizasyonun karlılığı üzerindeki etkilerini anlayabilmesi gelcekteki değişimlere hazırlıklı olması ve en iyi seçeneği seçmesini sağlar.

GÜRÜNÜRLÜK

BPM süreçleri otomatikleştirmek ,iş performansını izlemek ve iş süreçlerinin gerçek zamanlı çalışmasının ne kadar iyi olduğunu  ortaya çıkarmak  için karmaşık yazılımlar kullanır.Süreç otomasyonu yoğun işgücü gerektiren manuel izleme tekniklerine gerek duymadan sürecin nasıl işlediğini gösteririr.Artan bu şeffaflık yönetimin süreçleri daha iyi anlamasını sağlar ve çıktıları izlerken iş akışlarını ve iş yapısını değiştirebilme imkanı sağlar.

VERİMLİLİK

BPM yazılımı kullanan şirketler üretkenliği artırırken maliyetleri düşürdüklerini  görebilirler.BPM teknolojisinin faydası optimal koşullar altında süreçlerin nasıl çalışacağına karar vermesinden,sürecin yüksek performansa ulaşmasına yardımcı olacak şekilde ayarlanabilmesine olanak sağlamasından  ve sürecin oluşacak çıktılarını izlemek için kontrol sağlanmasına yardımcı olmasından kaynaklanmaktadır..BPM yazılımı gereksiz işleri ortadan kaldırarak , olası hataları düşürmek ve yeniden çalışmaları azaltmak için manuel işleri otomatikleştirerek  üretkenliğin artmasına yardım eder.

Kaynak: Elizabeth Quirk, 'solutionsreview.com', The Top Reasons to Buy a BPM Solution in 2019, Aralık 4, 2018. Web

Makalenin devamı için; https://solutionsreview.com/business-process-management/top-reasons-to-buy-a-bpm-solution-2019/