Proje Yoneticisinin Projedeki Rolü
Proje, günlük yaşantımızda da iş yaşantımızda da defalarca duyduğumuz ve pek çok kez bir üyesi olarak içinde bulunduğumuz bir çalışmadır. Bir düğün töreni organizasyonunun baştan sona planlanması da bir projedir, Istanbul Boğazı’na yeni bir köprü yapılması da, aya ilk insanın gönderilmesi de. Büyüklüğü bu örneklerde anlatılan derecede farklılıklar gösterebilse de küçük ya da büyük, tüm projelerde şu ortak özellikler bulunur :
Proje “geçici” bir çabadır, yani bir başlangıç ve bitiş tarihi bulunur. Sonsuza kadar sürecek ya da başlangıç tarihi belirsiz çalışmalara proje diyemeyiz (İnsanın ilk kez ayda yürümesi ile, bu proje başarıyla tamamlanmış oldu).
Proje tamamlandığında daha önce yapılmamış “eşsiz” bir ürün ortaya çıkarır. Bir inşaat yapılması, o inşaatı yapan kişi için “bir eşi daha olmayan” bir çalışmadır, daha önce pek çok benzer bina yapmış olsa da yeri, mimarisi, yüzölçümü, kullanılan malzeme gibi bir veya birkaç özellik ile mutlaka öncekilerden farklı bir ürün ortaya çıkar. (Boğaziçi’ndeki Birinci Köprü ile İkinci Köprü’nün benzer amaçla yapılmış olmasına rağmen yer, mimari, uzunluk açısından birebir aynı olmaması gibi).
Projelerin bir zamanı, kapsamı ve bütçesi vardır (Dünya Kupası’nın açılış töreni, daha önce ilan edilen gün, saat ve yerde yapılmalıdır, buna benzer bazı projelerin zamanının sapması düşünülemez).
Projelerde yönetsel anlamda en önemli görevi “proje yöneticisi” yapar. Proje yöneticisi, projenin başlangıcından planlamasına, ilerlemesinden kapanışına kadar tüm evrelerin birebir içinde olan ve kendisinden habersiz olarak projede karar alınmaması gereken kişidir. Projenin başından sonuna kadar sorumluluğun tek bir noktada toplanmasını sağlayan, projenin hayat döngüsü içinde her noktada bir rolü olan kişidir. Proje yöneticiliği rolünü üstlenecek kişinin hem teknik, hem de teknik olmayan bazı becerilere sahip olması gerekir.
Çoğu zaman, “teknik olmayan” becerilere sahip olması bir proje yöneticisi için daha değerlidir. Liderlik, müşteri beklentilerine cevap verebilme, yönlendirme, koordinasyon, takipçilik, empati gibi bu “teknik olmayan” özellikler genelde proje yöneticisini başarılı/başarısız kılan ve fark yaratmasını sağlayan en önemli yanlardır. Teknik bilgisi çok fazla olsa da projelerde gerekli takibi, iletişimi, risk yönetimini, organizasyonu yapamayan ve “proje takımı” ruhunu yaratamayan kişilerin başarıya ulaşması çok da kolay olmaz.
Proje yöneticisi projelerde 4 temel alanla ile ilgilidir :
Planlama : Bir projenin iyi yönetilmesi için doğru planlama şarttır, çünkü proje tamamlandığında gerçekleşen değerlerle planlanan değerlerin ne kadar yakın olduğuna bakılarak başarılı olup olmadığı kararı verilir.
Organizasyon : Proje bir ekip işidir ve ekibin organizasyonu, rol dağılımı, yetki ve sorumlulukların temini projenin “olmazsa olmaz”larından biridir. Her görevin bir veya birkaç sorumlusu olmalıdır.
Uygulama : Proje sonucunda bir ürünün ortaya çıkarılması için yoğun çalışmaların yapıldığı “uygulama” aşamasındaki proje yöneticisi “işi yapan” değil ama “işin yapılmasını sağlayan” kişidir.
Ölçme, izleme : Projenin planına uygun şekilde devam ettiğinin izlenmesi, elde edilen sonuçların takibi sürekli olarak yapılmalıdır. Zaman, bütçe ya da kapsamdan bir sarkma olması durumunda bundan en kısa zamanda haberdar olup gerekli aksiyonun alınmasını sağlayacak kişi yine proje yöneticisidir.
Proje yöneticisinin bu aktivitelerin sorumluluğunu yürütürken, proje takımı içinde pek çok kişi ile iletişim halinde olması beklenir. Projenin organizasyonu ve büyüklüğüne göre, proje yöneticisi, tüm proje ekibi ile diyalog halinde de olabilir, ekipteki kilit noktalardaki kişilerden de projenin seyri hakkında bilgi alıyor da olabilir. Hangi organizasyonel şekilde ya da büyüklükte olursa olsun, projenin tüm adımlarından haberdar olarak zaman, kaynak ve maliyetlerin planlamasını, risk, kalite ve performans yönetimini, ve proje ekibinin bir takım olarak çalışabilirliğinn teminini sağlayan kişi proje yöneticisi olmalıdır.
Bir geminin uzun bir seyahate çıkmasında ve okyanusları aşmasında, geminin tüm personelinin payı vardır. Gemide görevli personelden bir kısmı mutfakta, bir kısmı kazan dairesinde, bir kısmı rotayı izlemekte görevlidir. Ancak gemiye yön veren ve gemiden sorumlu olan kişi kaptandır. Başarı ile tamamlanan her yolculuk kaptana itibar kazandırırken, bir başarısızlık ya da geminin karaya oturması da yine kaptanın sorumluluğu olarak görünür. Proje yöneticisinin, bir projede aldığı görev, bir kaptanın gemiyi idaresinde aldığı göreve bu açıdan çok benzer. Proje yöneticisi, işi yapan değil, koordine eden ve yapılmasını sağlayan kişi konumundadır. Ancak projenin başarısından da başarısızlığından da birinci derecede sorumlu görünecek kişi de yine odur. 1912’de Titanic’in batmasının sebebi de dev transatlantiğin kaptanının kendisine gelen verileri ve yardımcılarının (gemi yolculuğunu bir proje olarak düşünürsek proje takımının) uyarılarını dikkate almayarak kendisine fazla güvenmesi değil miydi?
Kaynakça:
Project Management Instiute; A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 2000
Paulish Danile J.; Architecture Centric Software Project Management, 2002
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder