Yazılım Projelerinde Rol Dağılımı

Yazılım Projelerinde Rol Dağılımı

Bu yazımda küçük-orta ölçekli bir proje ekibindeki rollere ve bu rollerin sorumluluk alanlarına değinmeye çalışacağım.
Rolleri aşağıdaki şekilde kısaca özetleyebiliriz.
1) Proje yöneticisi
2) Analist/Çözümleyici
3) Mimar- teknik lider
4) Yazılım geliştirici
5) Test/Kalite Kontrol

1) Proje yöneticisi
Proje yöneticisinin görevi projenin önüne çıkan engelleri ortadan kaldırmak ve ekibin verimli çalışması, projenin zamanında teslimi için gerekli ortamı sağlamak, önlemleri almaktır. Örneğin teknik bir konuda ekibe dışardan yardım gerekiyorsa bu yardımı sağlamak, bir danışman tutmak proje yöneticisinin işidir. Ekibin kullandığı bilgisayar, yazılım geliştirme ortamındaki sorunların hızlı şekilde çözülmesini saglamak gene proje yöneticisinin işlevine örnek gösterilebilir. Proje yöneticisi aynı zamanda kritik kararları almakta da öncu rol oynar. Yazılımda kritik bir hata varsa yayım(release) tarihinin ertelenmesi buna örnek gösterilebilir. Bu örneklerden anlaşılabileceği üzere herşeyin yolunda gittiği bir projede proje yöneticisinin işlevi çok görünür değildir.
Proje yöneticisinin görevi yapılacak işleri küçük parçalara ayırıp daha sonra bunların zamanında bitirildiğini takip etmek değildir(Micromanagement). Bu tür yönetim tarzının günümüzde artık yeri yoktur. Yönetici ekibine güvenmeli, ekipe kararlar alabilmesi ve durumlara adapte olabilmesi için gerekli yetkiyi tanımalıdır (Empowerement of the team).
2) Analist/Çözümleyici
Çözümleyicinin görevi kullanıcı/müşteri grubuyla görüşerek iş gereksinimlerini (business requirements) i almaktır. Çözümleyiciler kullanıcı/müşteri ile ekibin diğer rolleri arasında(proxy) görev yapar. Ekip içinde müşteriyi çözümleyiciler temsil eder. Çözümleyici müşteri ile iletişim içindedir yazılım geliştiricilerin gereksinimler hakkında sordukları soruları en hızlı şekilde cevaplamaya çalışır. Cevaplayamadığı soruların cevabını müşteriye giderek bulur. Müşteriden aldığı bilgileri yazılım geliştiricilerin anlayabileceği formata çevirmek gene çözümleyicinin işidir. Çözümleyicinin kullandığı format kullanılan sürece bağlı olarak değişebilir. Örneğin XP de bu format hikaye kartları, RUP gibi bir süreçte kullanım senaryosu(use case dokümani) , Şelale gibi bir süreçte ise uzun bir doküman şeklinde olabilir.
Günümüzde Çözümleyici/ tasarımcı (Analist/Tasarımcı) gibi tanımlamalara rastlamak mümkün. Böyle bir rol tanımı bence çok büyük bir hata olur. Çözümleyiciler yapılan işin alan(domain) bilgisine sahip olmalidir ve yapılan projeyi kullanıcı/müşteri bakış açısından görebilen bir kafa yapısı ve yetenek gerektirir. Tasarım ise uygulamaya , yazılan koda yakın olmayı ve yuksek teknik bilgi seviyesi gerektirir. Uygulamanın tasarımından çözümleyici rolü sorumlu olmamalıdır.

Çözümleyici grubu proje ekibi küçükse QA/Test, Proje yöneticisi gibi rolleri de üstüne alabilir fakat Tasarım,Teknik liderlik, Yazılım geliştirici gibi roller başka ekip uyeleri tarafından yerine getirilmelidir.
3) Mimar- teknik lider
Yazılım mimarisi kısaca yazılımı oluşturan önemli/büyük bileşenler ve bunların organizasyonu, birbirleri ile iletişimleri ile ilgilidir. Bu mimari üzerine yazılım iş gereksinimleri tatmin edecek şekilde bina edilir. Mimarı aynı zamanda operasyonel performans gibi gereksinimleri de tatmin etmelidir. Mimar/teknik lider tıpkı diğer yazılım geliştiriciler gibi kod yazar fakat ayni zamanda genel mimarı ile ilgili kararları almaktan, tasarım çalışmalarında liderlik yapmaktan sorumludur. Mimar/teknik lider teknik işlerin zamanında ilerlemesinden proje yöneticisine karşı sorumludur. Bu açılardan değerlendirildiğinde mimar/teknik lideri diğer yazılım geliştiriclere göre yüksek teknik bilgiye sahip ve bu işlerden yöneticiye karşı sorumlu bir rol olarak görmek mümkündür.
4)Yazılım geliştirici
Yazılım geliştirici kodun tasarlanması ve yazılmasından sorumludur. Burada dikkat edileceği üzere tasarım ve kodun yazılmasını birbirinden ayırıp ayrı rollere yüklemedim. Bunun nedeni kodun tasarımı hazırlayan insan tarafından yazılması gerektiğine inanmamdan kaynaklanıyor. Günümüzde her ne kadar modelleme dilleri geçerlilik kazanmış olursa olsun, kodun yazımı sırasında her zaman tasarımda öngörülemeyen noktalar ortaya çıkacaktir. Diğer bir deyişle kodlama tasarımı etkileyecektir. Tasarım yazılım geliştiricilerin ve mimarın içinde bulunduğu bir ekip aktivitesi haline getirilebilir fakat tasarımcı , programcı gibi bir ayrıma gidilmemelidir.
Bu tür ayrımlara gidilmesinin kaynağında programcılığı ucuz bir kaynak haline getirme çabaları olduğunu düşünüyorum. Tasarımcı ile programcının ayrı rollere bölündüğü durumlarda iyi bir tasarım olduktan sonra düşük seviyede bir programcıda olsa bu tasarımı koda çevirmek kolay gibi çok ama çok yanlış bir mantığa rastlamak mümkün Diğer bir nokta tasarımcılarla ilgili. Tasarım yapılırken yüksek teknik bilgiye sahip olmak gerekli fakat tasarımcı ile programcı rolleri birbirinden ayrılırsa tasarımcı zamanla teknik bilgi seviyesini kaybedecek ve kaliteli tasarımlar üretmekten uzaklaşacaktir.
Projenin gereksinimlerine bağlı olarak yazılım geliştiriciler UI, Veritabani, Uygulama,Rapor geliştiricisi gibi rollere ayrılabilir.
5)Test/Kalite Kontrol
Test/Kalite Kontrol rolü kullanıcının bakış açısıyla yazılımı test etmekten sorumludur. Küçük projelerde bu rolü Analistler üstlenebilir fakat Test/Kalite Kontrol rolü hiçbir şekilde yazılımı geliştiren insanlara yaptırılmamalıdır. Kodun o kodu yazan insan tarafından test edilmemesi ve kullanıcı bakış açısıyla test edilmesi çok önemlidir. Yazılım geliştirici
yazılımı bu bakış açısından görmekte zorlanacaktir. Test/Kalite Kontrol test senaryolarını hazırlar gerekirse Rational Robot, Fit gibi programlar yardımıyla bizzat kod yazarak otomatik fonksiyonel testleri gerçekleştirir. Kullanici kabul testlerini koordine eder.

Türkiye de çoğu projede QA/Test rolünün es geçildiğini söylemek yalan olmaz. Bu testleri son kullanıcıya yaptırmak sanırım en çok rastlanılan durumlardan biri. Bir diğer problemde zaman darlığına giren projelerin çoğunun test aşamalarından zaman kısmaları. Sonuç olarak hatalarla dolu yazılımlarla karşılaşıyoruz.
Test/Kalite Kontrol rolünü kısmen teknik bilgi gerektiren(programcının yapabileceği hataları tahmin etmek açısından faydalı olacaktir) ve iş gereksinimleri anlayan, kullanıcı/müşteri gibi düşünebilen bir rol olarak görüyorum ve en az yazılım geliştiriciler kadar önemli olduğunu düşünüyorum. Umarım verilen iş ilanlarında gelecekte Test/Kalite Kontrol gibi ayrımları daha fazla görebiliriz.
Bu yazımda küçük/orta ölçekli bir projede çekirdek rol tanımları nasıl olmalı açıklamaya çalıştım. Proje büyüdükçe roller özelleşecektir ve yeni rol tanımları gerekecektir. Bunlara örnek vermek gerekirse
Kullanıcı arayüzü(UI) tasarımcısı ,
Kullanılabilirlik (usability) testcisi
Teknik yazar (dokümantasyon, yardım dosyaları),
Kurulum/Yayım mühendisı( kurulum işlemleri, konfigürasyon/versiyon yönetimi)
Rapor tasarımcısı
Sistem mimarı (hardware mimarisi)
gibi yeni roller eklenebilir.
Yorum ve eleştirilerinizi lütfen bana iletiniz.

Cenk Civici
Yazılım mühendisı

Başarılı Projelerin Ortak Özellikleri

BAŞARILI PROJELERİN ORTAK ÖZELLİKLERİ

Harvard Business School tarafından yapılan ve yaklaşık 2 yıl süren bir araştırma [MacCormack01] sonucu başarılı yazılım projelerinin aşağıdaki 4 özelliğe sahip oldukları görülmüştür.

1)Başarılı projeler yinelemeli (iterative) şekilde yazılım geliştirirler. Yazılımın müşteri için anlamlı bir parçası erken bir yayımla(release) teslim edilir ve yazılım teslimi diğer yinelemeler(iterations) ile devam eder. Müşteriden yayımlar(release) sonrası sürekli geri beslenim alınır. Yazılım bir evrim süreci sonucunda oluşur.

2)Yapılan değişiklikler sonrası günlük tümleştirme (daily integration) yapılır. Tümleştirme sonucu yazılımın durumu hakkında bağlanım(regression) testleri sayesinde hızlı bir şekilde geri beslenim alınır.

3)Yazılım geliştirme ekibi deneyimlidir.

4)Projenin başından itibaren yazılım mimarisine ve sistemin birbirinden bağımsız bileşenlerden oluşturulmasına dikkat edilir.

Buna benzer bir araştırmada Bell Labs tarafından yapılmış ve aşağıdaki özellikler saptanmıştır.

1)Yinelemeli(iterative) yazılım geliştirme ve yinelemelerin sonunda müşterinin geri beslenimi.
2)Basit organizasyon yapısı, rol tanımlarının gereksizce çoğaltılmaması.
3)Ekip içi iletişim.

Gördüğünüz gibi bu özellikler yinelemeli (iterative) yazılım süreçlerinin özelliklerine uyuyor. Özellikle çevik yazım süreçlerinin prensipleri ile birebir uygunluk sözkonuşu.

İlk araştırma sonuçlarının birinci maddesinde yinelemeli(iterative) şekilde yazılım geliştirmeden ve yazılımın çalışan bir parçasını erken teslim etmenin(early release) yararından bahsediliyor. Yazılımda çıkan hatalara hangi faktörlerin etki ettiği konusunda yapılan başka bir araştırmada birinci maddeyi doğrular nitelikte. Sonuçlara göre yazılımın %20 lik bölümünü erken teslim eden projenin ,yazılımın %40 'lık bölümünü daha geç teslim eden projeye oranla 10 faktör az hata içerdiği ortaya çıkıyor.

İkinci maddede günlük tümleştirme(daily integration) ve bağlanım(regression) testlerinden bahsediliyor. Hata faktörleri için yapılan araştırma bu pratiğin hataları 13 faktör azalttığını gösteriyor. 1 ve 2 numaralı özelliklerin projelere yüzde 50 ye yakın verimlilik kazandırdığı aynı araştırmada belirtiliyor.

Üçüncü madde ise insan kaynağının önemini vurguluyor. Çevik yazılım süreçleri bireyler ve ekip hayatına verdiği önemle bu özelliğe sahip durumda...

Dördüncü madde ise XP deki yüksek kalite hedefini ve tekrar tasarım(refactoring) ile yazılım tasarımının sürekli iyileştirilmesi pratiğini akla getiririyor

Burada yinelemeli(iteratıve) yazılım süreçlerinin başarılı olmasının nedenlerini kısaca bakalım.

1)Yinelemeli(iterative ) yazılım geliştirme süreçlerini kullanmak daha az risklidir.
2)Riskler önceden tespit edilebilir ve çözülebilir.
3)Proje süresince meydana gelebilecek değişikliklere çabuk tepki verebilir.
4)Projenin durumu hakkında daha fazla bilgi sağlar ve tekrarlar arttıkça tahminler
daha sağlıklı, kesin hale gelir.
5)Hatalar daha çabuk bulunur, kalite seviyesi yüksektir.
6)Sonuçta üretilen yazılım müşteri isteklerini daha iyi şekilde karşılar.
7)Erken ve sürekli süreç iyileştirmesine olanak verir.
8)İletişim ve koordinasyonu zorunlu kılar.
9)“Gördüğüm zaman anlarım” anlayışına ters düşmez.
Müşteriler ne istediklerini anlamak için bazen yazılımı görmeleri gerekir.
10)Tekrar kullanılabilirlik (reuse) için elverişli ortam yaratır.
11)Proje yöneticileri yerinde taktik kararlar alabilirler, insan kaynağı daha yerinde kullanılır.
12)Ekip üyeleri tekrarlar boyunca hatalarından dersler alır ve kendilerini geliştirir.

Standish grubunun 1998 de 23000 projeyi kapsayan yaptığı bir araştırmada [Standish98] projelerin başarısının en çok aşağıdaki 5 faktöre bağlı olduğu sonucuna varıyor. Faktörlerin ne kadar etkili olduğu yanlarında verilmiştir.

Kullanıcı/müşteri katılımı 20
Üst Yönetici desteği 15
Açık iş hedefleri(business objectives) 15
Deneyimli proje yöneticisi 15
Kısa aralıklı kilometre taşları 15

Bu faktörlerle çevik yazılım süreçleri arasında paralellik kurmak gene mümkün. Çevik yazılım süreçlerinde kullanıcı/müşteri yazılım geliştirme ekibinin aktif bir üyesi olarak çalışıyor ve sürekli geri beslenim sağlıyor. Yapılan kısa aralıklı teslimler ve demolar sayesinde üst yönetici desteği yüksek seviyede tutuluyor. Her yineleme plani(iteration plan) ve değişen öncelikler projenin gidişatının iş hedefleri doğrultusunda ilerlemesini sağlıyor. Son olarak kısa aralıklı yayımlar(release) ve sabit süreli yinelemeler(timeboxed iteration) kısa aralıklı kilometre taşları hedefini gerçekleştiriyor.

Yazar : Cenk Çivici
Kaynaklar :
Craig Larman, Agile and Iterative Development : A Manager's guide , ISBN: 0-131-1115-8
Jim Johnson et al. 1998. Chaos: A recipe for success, 1998. Published Report . The Standish Group
MacCormack, A. 2001. "Product-Developmen t Practices that work." MIT Sloan Management Review 42(2)

ENDÜSTRİYEL IT SİSTEMLERİNDE SİSTEM ANALİZİ

ENDÜSTRİYEL IT SİSTEMLERİNDE SİSTEM ANALİZİ

Günümüzde endüstriyel otomasyon sistemlerini çeşitli gruplara ayırmak mümkündür. Bunlar kullanım yerleri ve amaçlarına göre değişik kriterlerde ayrılabilir. Ancak sanırım en geçerli sınıflandırma işletme ile müşteri arasında kurulan mal ve hizmetlerin geçiş düzenine göre yapılan sınıflandırmadır. Burada üç ana kavram ortaya çıkar ki biz bunları İşletme, Zincir ve Müşteri olarak adlandırabiliriz. Bu üç değişik kademe içerisinde elbette ki diğerleri ile ilişkili olarak sırası ile ERP (Enterprise Resources Planning), SCM (Supply Chain Management) ve CRM (Customer Relations Management) başlıkları altında değişik uygulamalar saymak mümkün.
Bu uygulamalar sadece belirli departmanlarda uygulanıyor olabileceği gibi tüm işletmeye yayılmış büyük sistemler de olabilir. Belirli departmanlarda uygulanan küçük ve bağımsız uygulamaların işe çok daha uygun ve departmana özel bir çok özelliği barındırıyor olmasına rağmen bilginin diğer departmanlarla paylaşımı ve özellikle de üst yönetimin etkili çapraz raporlamaları yapabilmesi amacıyla işletme tabanına yayılmış büyük sistemler tercih edilmektedir.
Sistemler ~ İşin Gerekleri
Özellikle proses ve iş akışlarının çok dinamik olduğu günümüz endüstriyel IT sistemlerinde iş gerekleri günden güne değişmektedir. Bir gün için gerekli olan veri ve fonksiyonlar işletmenin değişen ihtiyaçları ile birlikte yetersiz ya da tek başlarına önemsiz kalmaktadır. Böyle durumlarda hem işletmenin fiziksel işleyişi hem de yazılım ve donanım olarak bilgi sistemi modifiye edilerek yeni oluşumları karşılayabilecek hale getirilmelidir.

Nasıl ki yeni bir makine, hat, bir departman için fizibilite çalışmaları ve işleyiş prosedürleri oluşturulursa aynı şekilde Endüstriyel IT sistemleri için de bunların yerini tutabilecek Sistem Analizleri ve Sistem Tasarım raporları hazırlanır. Bu iki kavram her ne kadar birbirlerine benzese de uygulamada farklıdır.
a. Sistem Analizi
Sistem analizi, hepsi bir araya geldiğinde anlamlı bir bütün oluşturan bir grup birbiriyle etkileşimli, bağlantılı veya bağımsız iş fonksiyonları, prosedürleri, aktiviteleri veya elemanlarını ayrılabilecek en küçük iş parçacıklarına ayırarak tanımlamaktır.
b. Sistem Tasarımı
Sistem tasarımı belirli bir hedefe veya ihtiyaca yönelik olarak analizde tanımlanmış parçacıklarından hedef veya ihtiyacı karşılayacak şekilde anlamlı bir bütün oluşturmaktır.


Sistem Analiz Safhaları
Sistem geliştirme sistemleri de diğer tüm işler gibi bir iskelet yapı altında çalışır. Sistem geliştirme de kullanılan bu çatıya SDLC (System Development Life Cycle) adı verilir. Bu iskelet altında bulunan tüm proses ve aktiviteler, iyi tanımlanmış kapsamlı prosedürlerden oluşan metodolojiye göre gerçekleştirilir. Bu metodolojide gerçekleştirilen analiz Proje kararının verilmesi ile uygulama arasında olduğunu varsayabileceğimiz üç ana aşamadan oluşur. Bu üç ana aşama aşağıdaki genel işlevleri yürütür:
a. Analiz
b. İnceleme
c. Tasarım
Bu üç aşamada fonksiyonlar ve veriler incelenerek yeni yapının temel taşları belirlenir.



4. System Development Life Cycle

Bir sistemin ortaya çıkışında özellikle yazılımda kullanılan değişik metodolojiler bulunmaktadır. Bu metodolojilerin kullanım amaçları sistemin sürekli yaşayan ve gelişen bir yapıda oluşturulabilmesidir. Bu yapının gelişmesi için en kritik nokta yazılımın analiz ve tasarım olarak adlandırılan kısmıdır ki zaten bu da yazılımın tüm geliştirme kısımını kapsar. SDLC (System Development Life Cycle) olarak adlandırdığımız bu çevrim aşağıdaki safhalardan oluşur:
a. Kavramsal Analiz Safhası (Conseptual Design Phase)
Kavramsal analiz esnasında işletmenin ihtiyaçları belirlenir ve sistem ile kapsanacak kavramsal uygulamalar belirlenir. Genel olarak bir proje planı oluşturulur, tanımlar ve çözümler belirlenir.
b. Detay Analiz Safhası (Detailed Analysis Phase)
Bu safhada sistem geliştiricileri ve kullanıcılar, kavram analizde tanımlanmış olan sistemin fonksiyonel ve mimari gereklerine karar verir. Bu gerekleri karşılamak için tasarlanması gereken sistemin altyapısını planlar ve sistem geliştirme için hazırlık yaparlar.
c. Geliştirme Safhası (Development Phase)
Geliştirme safhasında sistem geliştiriciler bir önceki safhada oluşturulan detay analize uygun olarak sistemin kodlamasını ve test prosedürlerini gerçekleştirirler. Kuruluş için hazırlık yaparlar.
d. Kuruluş Safhası (Implementation Phase)
Kuruluş safhasında sistem geliştiriciler kullanıcılara kullanıcı eğitimlerini verirler ve son kullanıcılar ile birlikte sistemi test ederler. Sistemin kavram analizde ön görülen kapsam dahilinde tüm ihtiyaçları karşıladığına dair hemfikir olunduğunda sistem geliştiriciler sistemin nihai kuruluşunu yapar ve sistem devreye alınır.
e. Kuruluş Sonrası Destek Safhası (Post Implementation Support Phase)
Bu safhada yöneticiler, kullanıcılar ve sistem geliştiriciler sistemi sürekli gözlem altında tutarlar. Önceki safhalarda belirlenen istek ve ihtiyaçlara uygunluğu sürekli ölçülür. Eğer gerekli olursa sistemin bütünsel yapısını bozmayacak küçük değişiklik talepleri bu safhada gerçekleşir. Sistemin gelişimi ve kullanılabilir ömrü tamamı ile bu safhanın sürekliliği ve etkinliğine bağlıdır.
Kavramsal Analiz Safhası
Bu safhada uygun sistem çözümü, sistemin temel amaçları ortaya konur ve genel bir proje planı oluşturulur. İşletmenin sistem kapsamına giren iş akışları analiz edilir ve ihtiyaçlar ve hedefler belirlenir.
Genel Proje planı, projenin kapsamını, kurallarını, etki sınırlarını, ana hatlarını ve kısıtlarını yansıtır. Proje planı etkili bir detay analiz için önemlidir. Kesin ve net ifade edilmiş proje kapsamı detay analiz safhasında ihtiyaç ve çözümlerin doğru algılanabilmesini sağlar.
Kavramsal analiz safhası işletmenin hedefleri ve öngörülen sistem ile arasındaki köprüyü sağlar. Üst yönetimin karar aşaması genellikle kavram analiz sonrasında gerçekleşir. Sistemin gerekliliği ve kavram analizin bu sistemi karşılaması (eğer sistem dışarıdan temin edilecekse) satın alma yönünden yardımcı olur. Genellikle IT projelerinde satın alma-karar verme işlemi bu safhada gerçekleşir ve Kavram Analiz Proje Planı karşılıklı imzalanarak detay analiz safhasına geçilir.
Kavram analiz safhasında aşağıdaki adımlar sırası ile uygulanır:
a. Proje gerekleri tanımlanır
i. Sistemin iyileştireceği düşünülen iş alanının mevcut durumu gözden geçirilir.
ii. İş alanının veri ihtiyaçları araştırılır.
iii. İş alanının hedefleri ve bilişim teknolojileri stratejisi gözden geçirilir.
b. Proje hedefleri tanımlanır.
i. Proje hedefleri organizasyonun hedefleri ile uyuşacak şekilde düzenlenir.
ii. Sistemin organizasyon üzerinde yapacağı etki tanımlanır.
c. Uygun sistem çözümüne karar verilir.
i. Alternatif çözümler araştırılır. (paket çözümler ~ özel çözümler)
ii. Genel olarak önerilen sistem için ilave donanım, yazılım ve iletişim altyapı ihtiyaçları belirlenir.
d. Fizibilite çalışması yapılır.
e. Kar- Maliyet çalışması yapılır.
f. Genel Proje Planı hazırlanır.
i. Sistem geliştirme alternatifleri incelenir.
ii. Uygun SDLC dökümantasyon metodolojileri araştırılır.
iii. Genel proje bütçesi ve takvimi hazırlanır.
iv. Bir proje yöneticisi ve proje ekibi tanımlanır.
g. Projenin sunumu ve onay alınması
i. Proje bütçesi için onay alınır.
ii. Projenin işletme bünyesinde mi, bir çözüm ortağı ile mi gerçekleştirileceğine karar verilir.
Detay Analiz Safhası
Detay analiz aşaması yazılımın altyapı ve mimari gerekliliklerini tanımlamak ve bu gerekleri karşılayacak şekilde sistem dizaynını oluşturmayı kapsar. Sistem geliştiriciler sistemi geliştirmeye başlamadan önce mutlaka ve mutlaka kritik noktaları tanımlamalı ve dökümante etmelidirler. Projenin büyüklüğüne göre detaylara girildikçe geliştirme ve test aşamalarındaki aksaklık ihtimalleri azaltılır.
Detay analiz safhasında aşağıdaki adımlar sırasıyla uygulanır.
a. Kullanıcı ihtiyaçları belirlenir
i. İş akışı ve organizasyon yapısı çıkarılır
1. Planlanan yeni prosesler varsa dökümante edilir.
2. Planlanan organizasyon değişiklikleri dökümante edilir.
3. Planlanan yeni organizasyon yapısı ile yeni proseslerin iletişimleri dökümante edilir.
4. Organizasyon bilgi akış planı ve varsa proses re-engineering planları dökümante edilir.
5. Üst yönetimle birlikte gözden geçirilir.
ii. Kullanıcı ihtiyaçları tanımlanır
1. Kullanıcılara yaklaşım ve iletişim tarzı belirlenir. (Karşılıklı görüşme, JAD* seansları)
JAD: (Joint Application Development): IBM çalışanlarından Chuck Morris ve Tony Crawford’un 1970’lerde geliştirmeye başladıkları ve sistem geliştirme esnasında son kullanıcıyı da analiz safhasının içine katan ve bu şekilde son kullanıcı memnuniyetini arttırmayı öngören yöntem. JAD seanslarında geliştirme esnasında son kullanıcılarla toplantılar yapılarak değişik fikirleri alınır, sistemin püf noktalarına ulaşılmaya çalışılır.
2. Karşılıklı görüşmeler, toplantılar veya JAD seansları yürütülür.
3. Mevcut endüstri/sistem trendleri ve benzer organizasyonlar gözden geçirilir.
4. Mevcut sistem ve planlanan sistemler arası analizler yapılır.
iii. Mevcut sistem tasarımı elde edilir.
b. Kalite ihtiyaçları belirlenir
i. Kalite ihtiyaçları tanımlanır
1. Tasarım, bütçe ve iş takvimine etkilerini dikkate alınarak kalite kriterleri belirlenir.
a. Performans
b. Güvenilirlik
c. Kullanışlılık
d. Esneklik
2. Bu kriterler için yönetimin onayı alınır.
ii. Hedefleri ve ölçüm kriterleri belirlenir.
1. Ölçüm kriterleri belirlenir.
2. Ölçüm işlemleri belirlenir.
iii. Ölçüm değerlendirmeleri belirlenir.
1. Gelişimin ölçülmesi sağlanır.
iv. Planlanan hedefler belirlenir.
1. Yönetim ve kullanıcılarla gerçekçi gelişim seviyeleri belirlenir.
c. Mimari, tasarım, inşa ve test
i. Mimari altyapı belirlenir.
1. Proses ortamı
2. Sistem hiyerarşisi
3. Sistem dağılımı
ii. Sistem donanım ve yazılımı seçilir.
1. Değişik ürünler ve üreticiler araştırılır.
2. Kapasite ihtiyaçları belirlenir.
3. Yazılım versiyonlarına karar verilir.
iii. Mimari dizayn gerçekleştirilir.
iv. Mimari dizaynın inşası ve testi gerçekleştirilir.
v. Performans kıyaslaması yapılır.
d. İhtiyaç analizi ve spesifikasyonu
i. Olay modeli yaratılır.
1. Proses akışları ve olaylara göre sistemin dışarıdan işleyişi modellenir.
2. Her bağımsız değişkenin yaşam çevrim diyagramları çıkarılır.
3. Kullanıcılarla olay modeli değerlendirilir.
ii. Proses modeli yaratılır.
1. Proses akışları ve olaylara göre sistemin içeriden işleyişi modellenir.
2. Prosesler arası veri akış diyagramları çizilir.
3. Proseslerin fonksiyon alt çözümlemeleri detaylandırılır.
4. Proses modeli kullanıcılarla değerlendirilir.
iii. Veri modeli yaratılır.
1. Değişken tipleri ve hiyerarşileri belirlenir.
2. Her değişken tipi için unique (bir ve tek) tanım belirlenir.
3. Bağıntı tipleri belirlenir.
4. İş kuralları ve politikalar belirlenir.
5. Özellik tipleri belirlenir.
6. Veri tipleri ve öncelikler belirlenir.
7. İhtiyaçlara göre veri modelleri standardize edilerek entegre edilir.
8. Oluşturulan veri modeli kullanıcılar ve işletme veri yöneticisi ile değerlendirilir.
e. Proses Tasarımı
İ. İletişim tasarımı tamamlanır.
1. Tümleşik uygulama modeline karar verilir.
2. Üst düzey akışlar tasarlanır.
3. Kullanıcı ara yüz standartları dökümante edilir.
4. İletişim tasarımı doğrulanır ve güncellenir.
a. Tüm on-line olay ve prosesler kapsanır.
b. Uyumluluk test edilir.
ii. Pencere ve ekranlar tasarlanır.
1. Yerleşim planları çıkarılır.
2. Veri erişimi ve veri alışverişi planlanır.
3. Davranış modellemesi yapılır.
4. Hata ve iletişim mesajları belirlenir.
5. Kullanıcılarla gözden geçirilir.
iii. Rapor ve dökümanlar tasarlanır.
1. Bağımsız döküman ve raporların yerleşimleri belirlenir.
2. Kullanıcılarla gözden geçirilir.
iv. İş akışı tanımlanır.
1. Tasarım işleri gözden geçirilir ve iş akışı görevleri organize edilir.
2. Yeni iş akış şeması çıkarılır.
3. Kullanıcı dökümantasyonu ana hatları belirlenir. (Kullanma Klavuzu, Rehber, Yardım Programları vb....
f. Teknik Tasarım
i. Uygulama Mimarisi Tanımlanır
1. Mimari model gözden geçirilir.
a. Uygulama şekli
b. Dağılım
c. Hizmet sınıfı
2. Mimari çıktılar çözümlenir
a. Program modelleri seçilir.
b. Re-use (yenide kullanım) uygulanabilirliği belirlenir.
c. Dış arayüz stili seçilir.
d. Geri alma işlemleri uygulanabilirliği belirlenir.
e. Veri ve işlemlerin dağılım ilkeleri belirlenir.
f. Kullanılabilirlik özellikleri tasarlanır.
3. Uygulama mimarisinin ihtiyaçları belirlenir.
4. Mimari tasarım dökümante edilir.
ii. Veri ve işlemlerin sistem ağı üzerinde dağılımı
1. Belirli uygulama ve verilerin belirli lokasyonlarda tutulmasının sonuçları belirlenir.
iii. Sistem mesajları ve işlemler akışı belirlenir.
1. Tüm program tipleri belirlenir. (batch, on-line, client, server...)
2. İşlem sıralaması tanımlanır.
3. Diğer sistemlere olan arayüzler tanımlanır.
4. Program ve dosyaların kontrolleri tanımlanır.
5. Yeniden kullanılabilir bileşen adayları belirlenir.
6. Sonuç iş akışı dökümante edilir.
iv. Mantıksal veritabanı tasarlanır.
1. Her bileşen için veri yönetim yazılımı seçilir.
2. İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistem (RDMS) yapısı tasarlanır
3. Dosya yapıları tasarlanır.
4. Veritabanı yöneticisi, sistem geliştiriciler ve kullanıcılar ile birlikte veri yapıları gözden geçirilir ve ihtiyaçlara uygunluğu onaylanır.
v. Otomasyona bağlamış prosesler tasarlanır.
1. Her proses belirlenir ve otomasyon tasarlanır.
2. Veritabanı erişimi ve I/O (Input Output) girdi-çıktı prosesleri geliştirilir.
vi. Sistem arayüzleri tasarlanır.
1. Arayüzler tasarlanır.
a. Tip (paylaşılmış veritabanı, dosya, mesaj)
b. Kayıt ataması veya mesaj anahattı.
c. Değişim protokolü.
d. Kontroller.
2. Diğer sistemler için değiştirme isteği.
vii. Bilgi Sistemleri (IS) operasyon prosesleri tasarlanır.
1. I/O kontrol prosesleri tasarlanır.
2. Batch çalışan programlar için doğrulama kontrolleri tasarlanır.
3. Yedekleme, yeniden başlatma ve kurtarma prosedürleri tasarlanır.
4. İşlemler el kitabının ana hatları oluşturulur.
viii. Fiziksel veritabanı tasarlanır.
1. Fiziksel RDMS yapıları tasarlanır.
a. Gruplama şemaları tasarlanır. (tablo alanları, veritabanları)
b. Index yapıları tasarlanır.
g. Kalite Doğrulaması
i. İşlevsel ögelerin bütünselliği gözden geçirilir.
1. Tasarlanan objeler ihtiyaç analizlerine kadar geri izlenerek uygunlukları gözden geçirilir.
2. Her ihtiyacın karşılandığı gözden geçirilir.
3. Eksikliklere veya spesifikasyonlara göre tasarımlar revize edilir.
ii. Kalite özellikleri test edilerek doğrulanır.
1. Belirlenen ölçüm değerleri sistemin her bileşenine uygulanarak kalite gerekleri ölçümlenir.
a. Performans
b. Güvenilirlik
c. Kullanılabilirlik
d. Esneklik
e. Proje bütçesi
f. Proje takvimi
2. Eksikliklere veya spesifikasyonlara göre tasarımlar revize edilir.
h. Devreye alma tasarımı
i. Eğitim altyapısı planlanır.
1. Eğitim ihtiyaçlarına karar veirlir.
2. Eğitim metodlarına karar verilri.
3. Eğitim programı ve takvimi oluşturulur.
ii. Test yaklaşımı tasarlanır.
1. Gerekli test aşamaları belirlenir.
2. Her aşamadaki test yaklaşımı belirlenir.
a. Test amaçları
b. Test için gerekenler
c. Testi gerçekleştirecek ekip
d. Test ortamı
e. Regresyon testleri
f. Test verileri
g. Test araçları
3. Aşağıdaki alanlara göre test planı oluşturulur.
a. Spesifik test amaçları ve beklenen sonuçlar.
b. Sistem gereklilikleri
c. Programlar
d. Güvenlik kontrolleri
e. Performans ve tepki zamanları
f. Telekomünikasyonlar
g. Sistem çıktıları
h. Sistem dökümantasyonu
i. Yedekleme ve kurtarma prosedürleri
j. Sonuçların değerlendirilmesi metodolojisi
iii. İmplementasyon konfigürasyonunun planlanması
1. Sistem implementasyonundaki aşamalar belirlenir ve tanımlanır.
a. Altyapı
b. Arayüzler
c. Ortam değişiklikleri
iv. Veri dönüşüm prosesleri tasarlanır.
1. Her veritabanı için veri kaynakları tanımlanır.
2. Entegre (ortak) sabit ve değişkenler belirlenir.
3. Arayüz gereklilikleri tanımlanır.
4. Veri dönüşümleri iş akışı tasarlanır.
a. Veri doğrulaması
b. Veri temizliği
c. Veri yükleme
5. Veri dönüşüm programları tasarlanır.
6. Veri dönüşümü olasılıkları planı hazırlanır.
7. Üst yönetimin onayı alınır.

Kaynaklar
a. System Analysis and Design in End User Developed Applications
Rothi, James ; A Journal of Information Systems Education
Yen, David (Chi-Chung), Ph.D. Volume 2, Number 1
b. A Systems Development Life Cycle
Whitten, J. Bently, L. And Ho, T.
Times Mirror/ Mosby College Publishing, St.Louis, 1986, p 136-173
c. Data Directed System Design
Martin Modell, Mc-Graw Hill Book Company, New York, NY; 1992
d. Structured Systems Analiysis and Design Method: Application and Context Downs E., Clare P. And Coe I. (1992) Prentice-Hall International UK
e. Accelerated Systems Development
Folkes S., Stubenwoll S., (1992) Prentice-Hall International UK
f. Methodology Handbook for Information Managers
Holloway S., (1989) Gower Technical Aldershot
g. Introduction To Systems Analysis And Design
Kendall P.A., 2nd Edition, Wm.C.Brown, 1992
h. Object Oriented Analysis and Design
Martin J., Odell J.J., Prentice Hall 1992

Kaynak ve Yazar BilgileriMakale Yazarı : Derman AydoğanKaynak Websitesi : http://www.danismend.com/Kaynak Bağlantı Adresi: http://www.danismend.com/konular/projeyon/PRJ-ENDUSTRIYEL%20IT%20SISTEMLERI.HTM

Kurumsal Süreç Yönetimi

Kurumsal Süreç Yönetimi



Atilla Filiz
Mak.Muh.(MBA)
ATİ Mühendislik Eğitim Yön. Danışmanlık
atidanisman@ttnet.net.tr





Giderek küreselleşen ve rekabetin her alanda yoğunlaştığı dünyamızda, müşteri memnuniyetini sağlamanın ve sadık müşteriler yaratmanın önemini herkes kavramıştır.

Müşteriye sunulan her mal ya da hizmet bir sürecin çıktısı olduğuna göre, bu ürün veya hizmeti müşteri istek ve beklentilerine uygun ve firma için az maliyetli şekilde çalıştırmak için, süreci incelemek gerekmektedir.

Süreç, proses kelimesinin karşılığı olarak dilimize girmiştir. Bir girdiyle başlayan, iç ve dış müşteriden gelen talep, bilgi veya hammadde ile, bu girdiye katma değer katarak belirli bir çıktı üreten birbiriyle bağlantılı adımlar, işlemler dizisidir şeklinde tanımlanmaktadır.

Süreç ( Proses) kavramları :

Dictionary Larousse “ Süreci” Olguların veya olayların belli bir taslağa uygun ve belli bir sonucu verecek biçimde düzenlenmesi ard arda sıralanması olarak tanımlıyor.

Jablanski’nin tanımı ise: Girdilerin birbirine bağlı bir seri faaliyetlerle bir değer artışı elde etme işlemidir.şeklindedir.

Üretim açısından bir tanım yapıldığında; Süreç: Hammadde, enerji, bilgi vb. girdileri ürün veya hizmet gibi çıktılatra dönüştüren faaliyetler dizisine verilen addır. ( Özkan 1979.65)

Bir işi ya da faaliyetin daha kısa sürede bitirilmesi ve hatalardan arındırılması yolunda yapılan çalışmalara süreç( proses) yenileme veya yeniden yapılanma deriz.

İkinci dünya savaşı sonrasında Japonya’da başlayan “KAİZEN” = Sürekli İyileştirme kavramıyla başlayan ve giderek dünyada ve Türkiye’de yaygınlaşmaya başlayan “kalite” çalışmalarının özünde, süreç mantığı vardır. Toplam kalite EFQM Mükemmellik modeline göre bir sistem kurmak veya son yıllarda popülerlik kazanan CRM-Müşteri ilişkileri yönetimi’ne geçmek isteyen veya ISO 9000 belgesi almak isteyen firmalar için Süreç Yönetimi’nin hayati önemi vardır.

İyileştirme ekiplerinin oluşturulması, Çalışanların farkettikleri bir sorunu veya değiştirilmesi daha verimli olacak bir adım veya işlemi düzeltmek üzere gönüllü olarak birkaç kişi bir araya gelmeleri, ve bunu özendirecek sistem ve araçlar oluşturulmalıdır.

İyi yönetilen bir öneri sisteminin kurulması, öneri sayısının performans değerlendirilmesinde dikkate alınması, Toplam kalite veya Süreç Yönetimi için tüm çalışanların katılımı esastır.

Çalışanların süreci hızlı çalıştırabilmek ( örneğin müşteri isteklerine başkasına sormadan hızlı yanıt verebilmleri ) için yetkilendirilmiş olmaları önemlidir.

SÜREÇ YÖNETİMİNİN GETİRİLERİ

Süreç yönetimi, müşteriye odaklanmayı sağlar. Organizasyonlar dikey olarak oluşturulmuş, hiyerarşik yapılardır. Süreçler ise genellikle birden fazla departmandan kişilerin katılımıyla çalışan yatay bir oluşumdur. Sadece bir departman için başlayıp biten süreçler de olmakla beraber, süreçler – özellikle firmanın ana süreçleri- fonksiyonlar arasıdır.

Dikey organizasyonlar üzerinde, başı sonu, adımları, departmandan departmana geçişleri net olarak tarif ve dokümante edilmemiş yatay süreçler çalıştığında ve süreçte yer alan her bir departman sadece kendi yaptığından sorumlu olduğu; yani sürecin tümünü izleyen, gözleyen, denetleyen birinin (süreç sahibi) olmadığı durumlarda , süreclerde aksamalar olması son derece doğaldır ve olmaktadır. Ve çoğu kez asıl önemli olanın müşteriye hizmet olduğu gözden kaçırılır.

Çok temel süreç sorunları: mükerrer veya hatalı, katma değeri olmayan işlerin yapılması, çevrim veya işlem zamanının uzaması, hatalı çıktılar, vb. gibidir. Bunlar, müşteri memnuniyetsizliği yaratır. Bu da, orta ve uzun vadede, giderek azalan gelir, kar ve pazar payıdır. Süreçlerin iyi yönetilmesi bu aksamaları önler. Çünkü amaç süreçlerin etkili, verimli, düşük maliyetle çalışmasını sağlamaktır. Ayrıca, süreç bazında çalışma, çalışanların fikir ve önerilerine gereksinim duyduğundan, çalışanlar fikir ve önerilerine değer verilmesi nedeniyle daha motive çalışırlar ve işlerini benimserler.

Çoğu zaman bir kuruluşta kuyrukta geçirilen uzun süre, oradaki görevlinin yavaş çalışması yüzünden değil, sürecin yanlış tasarmından dolayıdır.

İnsana önem veren bu yöntemin biçiminde kişiler gerekli eğitimleri alarak kendilerini geliştirme veya becerilerine, daha uygun görevlere gelme imkanına sahiptirler. Bunlar şirkete bağlılığı artıran unsurlardır.

Diğer getirilerise : Açıkça tanımlanmış beklenti ve hedefler, basitleştirilmiş prosedürler,

açık ve net iş tanımları, bireysel otoritenin artması ve beceri gelişimidir.

SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ

Süreçlerin Sınıflandırılması
Süreç hiyerarşisi
Süreçlerin belirlenmesi ve tanımlanması
Bu tanıma göre süreçler: Üretim süreçleri ve İş süreçleri olarak ikiye ayrılır.

Üretim Süreci : Dış müşteriye sunulacakl ürünü fiziksel olarak üreten süreç,

İş Süreci : Kuruluşun kaynaklarını kullanarak, kuruluşun amaçlarıyla ilgili sonuçların alınması için izlenen, birbiri ile ilgili- mantıksal olarak sıraya dizilmiş-işlemler grubudur.

iş Sürecini, Temel Süreçler ve Destek Süreçler şeklinde sınıflandıranlar yanında

Dış müşteriyi memnun etmeye yönelik süreçler, İç müşteriyi memnun etmeye yönelik süreçler, Yönetim süreçleri, Temel ve Destek süreçleri yönetmeye ve iş planlarını yapmaya yönelik süreçler olarak sınıflandırmalarda yapılmıştır.

SÜREÇ HİYERARŞİSİ

Temel süreç olarak tanımlanan süreçler birden fazla departman veya fonksiyon boyunca çalışan süreçlerdir. Bir kuruluşta genel olarak 8-10 temel süreç olabilir.

Temel süreç içinde birden fazla süreç içerir. Her bir sürecin de alt süreçleri vardır.

Çok temel bir süreç olan ve çoğu şirketin farkında olmadığı “ Müşteri Memnuniyeti Yönetimi” süreci iki süreç içerir.

Müşteri ile temsta olunan süreçler
Bunları destekleyen süreçler
SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ VE TANIMLANMASI

Bir kuruluş süreçlerini belirlemeye temel süreçlerden başlamalı ve kuruluşu Ne Yaptığı ve ne yapmak istediğine odaklanmalıdır. Fonksiyonel bakış açısından kurtulmak ve bölüm veya departman gözlüğünden bakmak önemlidir. İş ve işin nasıl aktığı dikkate alınmalıdır.

Temel süreçlerde, birden fazla bölüm yer alır. Süreçin, “girdisi ve çıktısı olan, birbirleri ile ilişkideki işlemler bütünü” olduğu unutulmamalıdır.

Sürecin Çıktısı: İç veya dış müşteriye faydalı bir ürün veya hizmet olmalıdır.

Sürecin Girdisi :Bir talep, bilgi veya hammadde olabilir.

Temel süreçler, yönetilebilir mantıklı alt gruplara bölünerek süreçler elde edilir.

Bir süreç, alt süreçlere bölünebilir veya sadece işlemler ( aktiviteler) içerebilir.

Temel süreç / süreç / alt süreç) ; Çünkü bunlar içinde birden fazla işlemler vardır.

Süreçler belirlendikten sonra ; Her sürece bir Süreç Sahibi atanmalı ve süreçler tanımlanmalıdır. Bir süreci tanımlamak demek, sürecin girdisini, çıktısını, tedarikcisini, müşterisini, başlangıç etkinliğini , bitiş etkinliğini, süreçte yer alan katılımcıları, süreç performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini ve süreç sahibini belirlemek ve belgelemek demektir. Bunun için uygun bir form hazırlamalı, her süreç bir sayfada tanımlanmalı ve “süreç haritası” da çizilerek bu tanıma eklenmelidir. Böylece belgeleme tamamlanmış olur.

Rekabet avantajı sağlamak ve önde olmak için aşağıdaki bileşenlere ne kadar yatırım yaptığımıza, kaynak ayırdığımıza biraz bakalım :

Ürün ve/veya Hizmetler için satış ve pazarlama çalışmaları (pazar araştırması, marka oluşturma vb.), araştırma-geliştirme faaliyetleri vb. yatırımlar ne kadar ?
Teknoloji kullanımı yönünde yazılım, donanım, e-ticaret, iletişim, üretim/operasyon teknolojileri vb. yatırımlarımızın boyutu nedir?,
İnsan kaynakları alanında eğitim, performans yönetimi, danışmanlık vb. maliyetler, müşterilerinize ürün ve hizmet sunmak, kuruluşunuza değer katmak için yeterli mi?
Organizasyonunuzdaki bireyler üst yönetim tarafından belirlenen strateji ve hedefler ile günlük işleri arasındaki ilişkileri, iyi/kötü performansı ayırt edebiliyorlar mı?
Departmanlar arasında işin bütününü (iş sürecini) görmeyi, anlamayı, iş sürecinin performansını yönetmeyi ve iyileştirmeyi zorlaştıran duvarlar mevcut mu?
Bölümleriniz müşteri istekleri ve kurum hedeflerini gerçekleştirmek yönünde biribirleri ile olan iç müşteri ilişkilerinin, iç müşterilerine vermeleri gereken hizmet seviyelerinin farkındalar mı?
Birden fazla departmanı kapsayan bir iş akışının performansı tanımlanmış mı, izleniyor ve değerlendiriliyor mu? Bu görevin bir sahipliği var mı?
Doğru kalite ve nicelikteki insan kaynaklarınız, uygun teknolojik araçları da kullanarak, planladığınız ürün ve hizmetleri sunmak için strateji ve hedefleriniz ile “ uyumlu, bilinen ve denenmiş doğru” iş yapma şekilleri (iş süreçleri) ile çalışmalıdırlar.

Herhangi bir değişim projesi yürütüyor veya planlıyorsanız, süreçlerinizi anlamak, en iyi süreci tanımlamak, süreç iyileştirmesini sürekli kılmak ve bütün bunları çalışanlarınızı dahil ederek, onlara bunun “ilave iş” değil “asıl iş” olduğunu yaşatmak zorundasınız:

Kurumsal süreç yönetimi için de aşağıdaki sorulara yanıt aranmalıdır.

Doğruluğu kanıtlanmış, standart, bilinen en iyi iş yapma biçimleri nasıl dokümante edilmli?

Süreç anlayışı nasıl yerleştirmeli, insanların katılımını nasıl sağlamalı?

En iyi iş yapma biçimleri görsel bir düzende nasıl tarif edilebilir?

İş akışları arasındaki tutarlılık ve bağlantıları nasıl sağlanabilir ve detay seviyesi ne olmalıdır?

İşi en iyi bilenlerin katılımını, hem süreçlerin tanımlanmasında hem de iş gerekleri doğrultusunda sürekli iyileştirilmesinde nasıl sağlanır? Bu en az kaynak kullanarak verimli bir biçimde nasıl gerçekleştirilebilir?

Kurumsal süreç yönetimi ile ilgili temel görüşler :

İş süreçleri kurumun kalbidir. Müşteriye nasıl değer yaratıldığını, gerçek işi tanımlar. Geleneksel, fonksiyonel organizasyonlarda süreçler parçalanmış, bölünmüş, kolayca farkedilmeyen, tanımlanmamış ve bunun sonucunda performansı net olmayan bir düzende yönetilirler.

İş süreçleri ile düşünmek farklı bir düşünce tarzı gerektirir. İş süreçleri fonksiyonlar-arası (Cross-functional) bir yönetim anlayışı gerektirir.

İş süreçleri tüm yönetim sisteminin merkezidir, altyapısıdır. (Görev tanımları, organizasyon yapısı, yönetim ve ölçüm sistemi, otomasyon sistemi gibi)

İş süreçlerinin yönetilmediği bir ortamda her tür değişim projesi başarısızlıkla sonuçlanır veya beklenen faydalar tam olarak gerçekleştirilemez. (CRM, ERP, TQM gibi)

Otomasyon her zaman doğru çözüm değildir. İyi tanımlanmamış, yönetilmeyen, sahiplenilmemiş bir sürecin otomasyonu yarardan çok zarar getirebilir.

Bilgi teknolojisi olanakları iş süreçlerini değil, iş süreçleri ve sahipleri bilgi teknolojisi gereksinimlerini yönlendirmelidir.

Süreç girdisi: “İnsan faktörü”

Süreç girdisi: “İnsan faktörü”

Mak. Y. Müh. Altay Onur
Siemens San. ve Tic. A.Ş.
Kurumsal Enformasyon Bölümü
Kalite ve Risk Yönetimi
altay.onur@siemens.com

Süreç, genel olarak; girdileri bir dizi faaliyetler zincirinden geçirerek katma değer sağlayan çıktı haline getirme işlemi olarak tanımlanabilir. Burada söz konusu “çıktı” genel olarak bir ürün veya hizmet şeklinde sonuçlanır ve kullanıcının belirli gereksinimlerini veya ihtiyaclarını karşılayabilir niteliklerde olmalıdır. Diğer taraftan herhangi bir sürecin çeşitli girdi faktörleriyle bu sürecin sonunda elde edilen çıktılar arasındaki ilişkiyi ifade eden verimlilik, savurganlıktan uzak, kaynakları en iyi biçimde değerlendirmek anlamını taşır.

Süreç “Malzeme, enerji ve bilgi kaynaklarının iletimi veya değişimi sonucunda, birbirleriyle etkileşim içinde bulunan iş akışları, işlemler ve faaliyetler üzerinde ortaya çıkan değişimlerin tümü.” olarak tanımlanmaktadır. (Kaynak: DGQ-Band 11-04:1995)

Bir sürecin girdileri temelde;

Malzeme
Enerji
Bilgi

olmak üzere üç ana grupta toplanır. Bu girdiler arasında “insan” faktörü “Bilgi” kümesinin içinde yer almaktadır. Aslında çevremize baktığımızda tüm süreçlerdeki girdilerin bir şekilde bu üç girdi boyutunda toplandığını veya birbiri ile etkileşime girerek değişime uğradığını görürüz. Örneğin topraktan çıkan maden cevherini bilgi ve enerji kullanarak işlemek ve ondan kullanılabilir malzemeler elde etmek işlemi vb dönüşümlerdeki süreçler dizisi bize bu ilişkiyi kısaca açıklar.

İnsanoğlu, zaman içinde edindiği bilgi birikimi ve tecrübelerinden faydalanarak, yetenek ve yetkinliklerini kullanarak yenilikçilik ve yaratıcılık özellikleri ile bilgiyi sürekli işlemekte, geliştirmekte ve hergün bir öncekine göre katma değeri daha yüksek ürün ve hizmetler ortaya koymaktadır.

Bu bağlamda bakıldığında girdiler arasında en dinamik ve özgün boyut “insan” olarak karşımıza çıkmaktadır. Proses (süreç) girdisi olarak daima gelişime açık, bilgi ve becerilerini zaman içinde geliştirerek proseslere katma değer sağlayan insan, girdiler içinde çok önemli ve ayrıcalıklı bir özelliğe sahiptir.

Toplam Kalite Yönetimi (TQM) ile müşteri ve insanı yeniden keşfeden şirketler, günümüzde müşteri memnuniyetini sağlayan, rekabet edebilen ürün ve hizmetlerini pazara sunarken en önemli proses girdisi olarak insan faktörünü göz ardı edemez duruma gelmişlerdir. İç ve dış müşteri memnuniyeti, iş süreçlerinin tasarımı ve iş sonuçları (performans göstergeleri) iş mükemmelliğinin en önemli boyutları olmuştur. Bilişim çağında şirketlerin piyasa değerini artık sahip oldukları mal varlıkları değil, entelektüel sermayeleri belirlemektedir.

Bu anlamda, şirketler, girdi olarak kullandıkları insan kaynaklarını; kendi ihtiyaçları, faaliyetleri, projeleri, ürünleri, hizmetleri ve çözümleri doğrultusunda geliştirmek, bilgi ve becerilerini artırmak, onları eğiterek hedef ve stratejilerine uygun yetkinliklerle donatmak yönünde bir dizi geliştirme faaliyetlerinde bulunmak zorundadırlar.

Bilgi daha etkili olmamıza, düşünce ve eylemlerdeki hızımıza ve başarımıza katkı sağlar. Günümüzde, bilgiye ulaşma hızı da artık başarının belirleyici faktörlerinden biri olmuştur. Çalışanların gereksinimlerini karşılamak üzere kurulmuş bir sistemde, kaliteli ve yararlı hizmet ya da ürün üretme yeteneği büyük ölçüde artar.

Geri dönüşü hemen hissedilmese de en iyi yatırım insana yapılan yatırımdır. "Nasıl öğrenileceğini öğretmek" insan ilişkilerinde en anlamlı bir müdahaledir. Öğrenen insan öğrendiklerine bağlı kalarak davranışlarını belli ölçülerde değiştirerek , diğer insanlara farklı metotlarla ulaşıp aynı süreç içerisinde onları da bilgi transferi içine sokacaktır. Rekabetüstü kalabilmek için “Öğrenen Organizasyonlar” oluşturmak şarttır. Bu tür organizasyonlarda iş yapış şekillerinde farklılıklar yaratabilecek derecede bilgili, tecrübeli ve donanımlı çalışanların faaliyetleri, zaman içinde gelişerek bir öncekine göre daha verimli ve etkili iş sonuçlarına ulaşabilecektir. İnsan faktörünün işletmelerde etkin bir şekilde kullanılması herşeyden önce İnsan Kaynakları Departmanı’nın rolünü ne derecede başarılı yürüttüğü ile de ilgilidir. İnsan potansiyelinin (kaynağının) yeterli derecede etkin kullanılamadığı durumlarda çalışanların motivasyonu düşeceği gibi çalışanlar yeni arayışlar içine düşeceklerdir.

Rekabet üsütünlüğü yaratmada, teknoloji boyutunun pek öneminin kalmadığı günümüzde farklılığı yaratabilecek tek boyut insan faktörü olmuştur. İş süreçlerinin gün geçtikçe standartlaştığı, sistem yaklaşımlarının birbirine benzediği, verimlilik artırma tekniklerinin her alanda bilindiği günümüzde farklılığı yaratacak yegane boyut işleri yapan insandır. Esas mücadele insan yetiştirme sanatıdır. Japon elektrik-elektronik devi Konosuke Matsushita şöyle demektedir: “Her nekadar elektrik aletleri ve elektronik ürünler üretiyorsak da esas önceliğimiz ve en önemli işimiz insan yapmaktır. Bizim şirketimiz insan yapmaktadır”.

Geleceğin başarılı şirketleri; kaynaklarını etkin kullanarak etkili sonuçlara ulaşan, verimli çalışan ve herşeyden önemlisi farklılığı yaratan insan kaynaklarını değerlendirebilen ve rasyonel kullananların olacaktır.

Şirketlerde Küresel Çözüm BPM

Betül GEREK-End. Müh.
İş Analiz ve Süreç Yönetim Uzmanı

Günay KÖSE- Makine Yüksek Müh.
Proje Yöneticisi

H.Efe ÇAĞLAR-End. Müh.
İş Analiz ve Süreç Yönetim Uzmanı


Firmalar çok çeşitli süreçlerden meydana gelmiş canlı organizmalardır. Firmalarımızı ayakta tutmak için yapmamız gerekenlerin başında sürekli verimlilik artışını sağlamak ve hızlı değişen iş ve süreç ihtiyaçlarına kesin ve kalıcı çözümler bulmak ve sadece otomasyon süreçlerimizi değil firmamızda yürürlükte olan tüm iş süreçlerini mükemmel bir şekilde yönetmek gelmektedir.
Bir süreç; insan, malzeme, bilgi, enerji gibi bir girdiyle başlayan ve bu girdiye katma değer katılarak müşteri ihtiyacını karşılamak için çıktıya dönüştürülmesini sağlayan birbirine bağımlı bir seri faaliyettir. Dolayısıyla firmamızda süregelen süreçlerin tamamı birbiriyle bağlantılı olduğu için bu süreçleri birbirinden ayırmamalı ve bunların gereksinimlerini tam olarak anlamalıyız. Süreçlerimizi tanımladıktan ve bunları kullandığımız ek çözümlerle sorunsuz bir şekilde yürütebildikten sonra işletmemizin küreselleşen rekabet ortamında daha rekabetçi ürünler ya da hizmetler ortaya çıkarmak, müşteri memnuniyet oranımızı arttırmak ve değişen piyasa koşullarına en hızlı şekilde cevap vermek kaçınılmaz olacaktır.
Müşteri beklentilerinin hızlı, kaliteli ve uygun bir fiyatla karşılanabilmesi için herhangi bir organizasyonunun bütün bölümlerinin uyum içinde çalışması, bölümler arası bilgi akışının verimli hale getirilmesi ve tekrarlarının azaltılması gerekmektedir. Bu amaca ulaşmak için ise geleneksel yönetim anlayışını terk etmek ve müşteri odaklı süreç anlayışını getirmek yararlı olacaktır.
Herhangi bir işletmedeki sorunlarının nedenlerinin %80' i yönetim ya da sistemden kaynaklanmaktadır. Sistemden kaynaklanan sorunların nedenlerinin Süreç Yönetimi metotlarının uygulanması ile ortadan kaldırılması ile kalitede ve verimlilikte iyileştirmeler elde edilebilir. Süreç yönetimi metodolojisinin işletmelerde tam olarak uygulanması ile organizasyonel sistem ve süreçler tek başlarına değil, birlikte çalışılarak daha iyi bir şekilde iyileştirilebilir. Küreselleşen piyasa koşulları, işletmeleri “Süreç Yönetimi” üzerine çalışmaya zorunlu hale getirmiştir. Amerika ve Avrupa’da ve tabii ki Japonya’da yaygın olarak kullanılan metotlar günümüzde ülkemizde de giderek yaygınlaşmaya başlamıştır.

Süreç Yönetim Döngüsü

Bu saydığımız kazançları dünyada yaygın olan ve Türkiye’de de firmaların ihtiyaçlarıyla birlikte giderek yaygınlaşan “Kurumsal İş Uygulamaları” çözümleri ile şirketimizde hızlı bir şekilde uygulayıp firmamıza maksimum kazanç sağlayabiliriz.

Kurumsal Uygulama Grupları

Şekilde Görülen Kurumsal Uygulama Grupları çeşitlerinden kısaca bahsedecek olursak;
Kurumsal Kaynak Planlanması(ERP); envanter kontrolü, Sipariş takibi, Müşteri Hizmetleri, Finans ve İnsan Kaynakları gibi süreçlerde Yöneticilere yardım etmesi amacıyla yazılım uygulamalarını içermektedir.
Aslında, ERP uygulamaları, bir işin tüm yönlerini yönetmeye yetkin değildirler. ERP’ler envanter kontrolü, sipariş gibi database sürücü işlemlerini yönetmede daha etkindirler. Bunun dışında kurumsal platformlar şu an yalnızca pazarlamada ortaya çıkmaktadır. Bu yatay uygulamalar, her kurumun kendi gerçek ihtiyaçlarına, uygulamayı adapte edebilmeleri için şekillendirme sunmaktadır.

Bunların Dışında bir diğer kurumsal uygulama çözümü olan İş Süreç Yönetimi(BPM) Uygulamaları tamamen işlevselliğe dayalı modeller ve şablonlardan oluşmaktadır.
İş süreçlerinin yönetimi (BPM), süreçlerin müşteri odaklı çalışmasını sağlar. Organizasyonlar dikey olarak oluşturulmuş, hiyerarşik yapılardır. Süreçler ise genellikle birden fazla departmandan kişilerin katılımıyla çalışan yatay bir oluşumdur. Sadece bir departman için başlayıp biten süreçler de olmakla beraber, süreçler – özellikle firmanın ana süreçleri- fonksiyonlar arasıdır. İş süreçlerinin yönetimi kapsamına süreçlerin sürekli iyileştirilmesi de girmektedir. Süreç iyileştirilmesinde de sürecin amacı öncelikle belirlenip, bu amaca uygun faaliyetlerin akış sıraları belirlenmektedir.

BPM Uygulamaları iş süreçlerini ve aktivitelerini sürekli iyileştirmeye dayanan çözüm ve iyileştirme odaklı bir yönetim şeklidir. BPM ile iş süreçlerinde verimliliğin artırılması ve maliyetlerin düşürülmesi amaçlanır. Bunun için süreç iyileştirme hedeflerinin belirlenmesi, gerçekleşen sonuçların düzenli olarak ölçümlenmesi, hedeflerle kıyaslanması, yeni iyileştirme önerilerinin toplanması ve sonuçlandırılarak uygulamaya alınması sağlanır.

İşletmeler tamamıyla kendi başına bir süreç olan (Strateji, Tasarım, Implementasyon ve Kontrol) BPM Çözümlerine karşı oluşan işletme içi engelleri ve önyargılarını aştıkları ve BPM uygulamalarını işletmelerinde hayata geçirdikleri zaman, Süreçlerin akışlarına uygulanabilir kurallar getirecek, süreç maliyetlerini inanılmaz ölçüde azaltacak ve işletme verimliliğini büyük oranda arttıracak ve sürekli arttırmaya devam edecektir.

Elektronik ticarette web sitesi üretimi ve proje yönetim süreci

Yrd . Doç . Dr . Murat Erdal
İ.Ü. S.B.F. İşletme Anabilim Dalı

İnternetin gelişmesi ve ticari potansiyelinin büyümesine bağlı olarak mevcut web sitelerinin sayısı artmakta ve bu alandaki iş yapma biçimleri giderek daha spesifik bilgi birikimini zorunlu kılmaktadır. Web sitelerinin kurulması ve ticari faaliyette bulunmasında, site işlevsellik- performans boyutundan yazılım ve donanım faktörlerine, tasarım boyutundan ürün ve/veya hizmet satışına, güvenlik önlemlerinden hukuki-yasal çerçevesine kadar birçok unsur önem kazanmaktadır. İçerik, kapsam tasarımı, site haritasının meydana getirilmesi, teknik özelliklerin seviyesinin belirlenmesi, işlevsellik, görsel tasarım, sitenin albenisi ve kullanım kolaylığı gibi unsurlar üzerinde itina ile durulması ve buna uygun yapılandırmalara gidilmesi gerekmektedir. Bu durum, web site inşasında farklı uzmanlık alanları ve farklı perspektiflerin ortak bir zemin üzerinde buluşturulduğu proje yönetimi odaklı çalışmayla mümkün olabilmektedir. Web sitesi üretim yönetimi; proje yönetimi çerçevesinde süreç odaklı düşünülen ve geliştirilen bir faaliyetler bütünüdür. Faaliyette bulunulması planlanan endüstrinin analizi ve hedef tüketicilerin değerlendirilmesi bu bütünün başlangıç aşamalarını oluşturmaktadır. Endüstri rekabet analizi ve pazarın yapısı hakkında kapsamlı çalışmalarla birlikte web site kullanıcı profilleri belirlenmektedir. Böylelikle web sitesinin kurulması aşamasında birincil hedefler ve amaçlar ortaya çıkarılmaktadır. Proje planı içerisinde web sitesi proje takımının oluşturulmasıyla beraber ilgili alt planlamalar da gündeme gelmektedir. Web projesinin bütçesi, zaman planı ve insan kaynakları eksiksiz, net bir şekilde tanımlanarak web sitesinin kurulmasındaki gereksinimler, olası dar boğazlar ve önemli kilometre taşları için ön çalışmalar yapılmalıdır. Başarılı bir web geliştirme projesinin ilk adımları, projenin; kavramsal (amaçlar ve strateji), yaratıcılık (vizyon ve algılama), teknik (ihtiyaç ve kısıtlamalar) ve hedef izleyici kitlesi (analiz; talep ve beklentileri) açılarından tanımlanması olarak sıralanabilmektedir [1, 2]. Etkin bir web sitesi; hedef kullanıcıların belirlenmesi, potansiyel müşterilerle iletişim kurulabilmesi, ürün/hizmet enformasyonun tam zamanlı sunulabilmesi, pazar araştırmasına olanak sağlaması ve İnternet ortamında tutundurma faaliyetleriyle birlikte daha fazla ürün ve hizmet satılmasına da yardımcı olacaktır [3].

WEB SİTESİ ÜRETİMİNDE PROJE YÖNETİM AŞAMALARI

Web sitesi üretim yönetiminin, proje planlama teknikleri çerçevesinde temelde yedi aşamaya dayandırılması mümkündür.
Bu aşamalar:
1. Projenin başlangıç aşaması
2. Projenin tanımlanması
3. Projenin yapısı 4. Tasarım aşaması ve prototip web sitesi üretimi
5. Web sitesinin üretim ve test aşaması
6. Web sitesinin sunumu
7. Değerlendirme ve sürdürülebilirliktir.

WEB PROJESİNİN BAŞLANGIÇ AŞAMASI

Web projesinin başlangıç aşamasının ana hatları; Tablo 1’den de görüleceği üzere, endüstri analizi (sektör rekabet analizi, endüstri ve pazar araştırması, vb.) ve hedef kullanıcıların analizi (kullanıcı profillerinin çıkarılması, ön testler ve araştırmalar, tüketici pazar araştırması, vb.)’nden oluşmaktadır. Proje keşif süreci olarak da adlandırılan bu aşama, zaman, emek, bütçe ve web sitesine ait temel iş stratejisinin planlanması ile sitenin nihai kullanıcılar için taşıyacağı değerin anlaşılmasına yardımcı olmaktadır. Proje takımının uzmanlaşması açısından da önem taşıyan bu süreç, zaman ve bütçeye bağlı olarak diğer aktivitelerle paralel gerçekleştirilmektedir. Proje başlatılmadan önce gerçekleştirilen ön çalışma ve araştırmalar, faaliyette bulunulan endüstrinin ve hedef kullanıcıların analizi ile pazar araştırmasının yapılmasıdır [1].
Tablo 1. Web Projesinin Başlangıç Aşaması
Endüstrinin Analizi:
Sektör Rekabet Analizi
Endüstri ve Pazar Araştırması
Hedef Kullanıcıların Analizi:
Kullanıcı Profillerinin Çıkarılması
Ön Testler ve Araştırmalar
Tüketici Pazar Araştırması
Web sitesinin tanıtımını yapacağı hizmet veya ürünün kullanıcı/tüketici adaylarının kimler olduğunun belirlenmesi önemli olduğundan, hedef kullanıcılara ait profillerin çıkarılmasında kullanılabilecek her türlü bilgiden yararlanılmalıdır [4]. İnternet üzerindeki hedef izleyici kitlesine ait, gelir seviyesi, yaş, cinsiyet, ırk, uyruk, dil, medeni hal, tutumlar, sağlık ve yaşam tarzı, vb. gibi demografik bilgiler web sitesi başarısında özellikle önem taşımaktadır [5]. Web sitesini ziyaret etmesi tasarlanan farklı kullanıcı tipleri tanımlanırken, tüketicilerin, bir web sitesini ürün, hizmet ve işletme ile ilgili enformasyona ulaşmak için ziyaret ettikleri, iş ortakları ve yatırımcıların ise, son finansal veriler, yeni ürün bilgileri ve şirketin yönetim şekli ile ilgili bilgilere ulaşma amacını taşıdıkları göz önünde tutulmalıdır [3].
Ürün veya hizmetin başarılı bir biçimde satışı, web sitesi üzerinden iletilen mesajın hedef kullanıcılar üzerinde etkili olduğunun bir göstergesidir. Yeni bir web sitesi yaratılırken, arama motorları üzerinden benzer yapı ve özellikteki sitelerin bulunması ve izledikleri işletme-pazarlama politikalarının araştırılması faydalı olacaktır [4].

2.2. WEB PROJESİNİN TANIMLANMASI

Bir web projesinin tanımlanmasındaki birincil adımlar; genel amaç ve hedeflerin tanımlanması (öncelikli hedeflerin ve amaçların belirlenmesi, müşteri anketlerinin dağıtılması), proje planının yaratılması (proje takımının oluşturulması, programın belirlenmesi, bütçe planı ve ayarlaması, teslimi planlanan nihai site yapısına karar verilmesi, işlevsellik test planı, kalite güvenlik (QA) planı vb.), ihtiyaçların belirlenmesi (yaratıcı ve teknik özet hazırlanması), site içi düzenleme (proje sitesinin başlatılması, iç geliştirme sahasının yaratılması, hosting ve server enformasyonunun doğrulanması, üretim yönetimi.) takibinin başlatılması vb. (Tablo 2)
Web sitesi üretim yönetiminde, endüstri ve hedef kullanıcıların analizinin ardından, uygulanacak strateji ile genel amaç ve hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. Genel faaliyet alanı ile zaman ve bütçe kaynak planlamasının açıkça tanımlanması, proje başarısında anahtar faktörlerdir. Faaliyet alanı ve programı belirlenmiş bir site yaratılmasında, kullanıcı odaklılık ve site içi yönetimde idari aşamalar ile ihtiyaçların belirlenmesi ön planda yer almalıdır [1].

Tablo 2. Web Projesinin Tanımlanması
Genel Amaç ve Hedeflerin Tanımlanması:
Öncelikli Hedeflerin Belirlenmesi
Amaçların Belirlenmesi
Müşteri Anketlerinin Dağıtılması

Proje Planının Yaratılması:
Proje Takımının Oluşturulması
Proje Programının Belirlenmesi
Bütçe Planı ve Ayarlamalar
Nihai Site Yapısına Karar Verilmesi
İşlevsellik Test Planı
Kalite Güvenliği (QA) Planı

İhtiyaçların Belirlenmesi:
Yaratıcı Özet
Teknik Özet
Bütünsel anlamda düşünüldüğünde, bir projenin başlangıç aşamasında detaya inilmesi için yeterince zaman bulunmadığı bilinmektedir.
Bununla birlikte;
• Web sitesinin gerçek hedefleri nelerdir ve kurulacak olan site geleneksel alternatiflere rakip olabilecek midir ?
• Belirlenen amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığı ne şekilde tespit edilebilir ?
• Kullanıcı ihtiyaçları ile kesişim (ortak paydada buluşma ) nasıl sağlanacaktır ?
• Web sitesi kullanım açısından nasıl daha hızlı ve işlevsel hale getirilebilir ?
• Web sitesi özel fonksiyonlar da üstlenecek mi ? ve gelecekte genişletilmesi gündeme gelebilir mi? vb. gibi sorular projenin başlangıç aşamalarında cevaplandırılmalıdır [1, 3, 5]. Web projesinin tanımlanmasında en değerli araçlardan biri de proje müşterisi ile yapılan anketlerdir. Faaliyet alanının belirlenmesinin yanı sıra, proje müşterisinin talep ve beklentilerini karşılamak için ne kadar zaman, para ve deneyime ihtiyaç duyulduğunun anlaşılmasına da yardımcı olacak bu anketler, İnternet üzerinde tüketici davranışı, tutum ve algılamaları ve site amacının tayinine yardımcı olacak detaylı soruları da içermelidir. Ayrıca, proje kapsamında karar verme yetkisine sahip ilgililere de e-posta yolu ile anket gönderilmesi, farklı perspektiflerden geri besleme sağlanmasında yararlıdır. Teknik bir anket hazırlanması da, proje faaliyet alanı ve kapsamına teknik açıdan daha iyi bir yaklaşım sağlayacaktır.
Proje aşamaları, proje takımı, faaliyet programı, bütçe, proje takvimi, işlevsellik testi, kalite ve performans değerlemesi ve proje ile ilgili diğer hizmetleri tanımlayan web site proje planının hazırlanmasıyla, gerek proje müşterisi gerekse web projesi geliştirme ekibine yeterli bilgi ve detayı tanımlayacak genel bir rehber sağlanacaktır. Proje ekibi ve proje müşterisinin elinde bulunması gereken ilk belge, zaman çizelgesi ve proje metodolojisi (süreç - üretim - teslim edilmesi hedeflenenler - içerik ihtiyaçları - ulaştırma tarihleri) dir. Projeye ayrılan bütçe ile paralel biçimde sarf edilen ve geriye kalan süre analiz edilmelidir [5].
Her proje farklı seviyelerde deneyim ve beceriye ihtiyaç duymaktadır. Proje türüne bağlı olarak spesifik ihtiyaçlar belirlenmeli ve takımda rol alan kişilerin görev ve sorumlulukları da buna göre ayarlanmalıdır. Web geliştirme projesi takımındaki temel roller; proje yöneticisi, üretimci, tasarımcı, içerik yöneticisi, enformasyon mimarı/tasarımcısı, HTML üretim geliştirme lideri, sanat yönetmenidir. Diğer rollerde ise teknik lider/ mühendislik lideri, işlevsellik uzmanı, yazılım ve donanım uzmanları, kalite güvenlik ve performans değerlendirme uzmanı bulunmaktadır [1, 6].

Kalite güvenliği (QA) planı yaratılması web geliştirme proseslerinde sıklıkla atlanan adımlardan biridir. Sitenin, HTML üretim evresinde, farklı tarayıcı (browser) ve platformlardaki üretimciler tarafından denetlenmesiyle sayfaların arzu edilen çalışma düzeyinde olup olmadığı (kırılmadığı) kontrol edilmektedir [1]. Her kullanıcının yüksek hızla internet bağlantısı kuramayacağı, telefon ve kablo modem hızlarının farklılığı gibi sunucu (server) ve kullanıcı kısıtları unutulmamalıdır [5, 7].
Karmaşık projelerde, proje müşterisi ve web proje ekibiyle daha iyi ilişkilerin kurulmasına yönelik spesifik ihtiyaçları kapsayan dokümanların hazırlanması faydalı olacaktır. Bu dokümanlardan ilki olan yaratıcı özet, proje geliştirme ekibi ve proje müşterisi arasında bir köprü oluşturacak şekilde hazırlanmalıdır. Siteye ait nitelik, kılavuz ve hedeflerin açıklanmasında kullanılan yaratıcı özet, görsel ve kavramsal amaçların belirlenmesinde kullanılan bir - iki sayfalık bir belgedir. Proje yöneticisi veya pazarlama elemanları tarafından hazırlanan bu belge, müşteri anketlerinden sağlanan enformasyona dayanmalıdır. Bazı durumlarda, proje veya şirket pozisyonu ve vizyonunun ana hatlarını içeren bir dökümanı proje müşterisi de yaratabilmektedir. Web proje geliştirme sürecinde, teknik ihtiyaçların belirlenmesi proje, program ve bütçeye giriş niteliğini taşıyabilir. Bu amaca yönelik bir teknik özetin yaratılma zorluğu ise detaylarında yatmaktadır. Teknik özet, arzulanan teknoloji ve bu teknolojinin siteye nasıl uygulanacağını özetleyen bir taslaktır. Ancak projenin teknik kısımlarını mümkün olduğunca detaylı içermeli ve teknik ekibe site fonksiyonelliğinin belirlenmesi, düzenlenme ve geliştirilmesi konularında yardımcı nitelik taşımalıdır. Projenin başlangıç ve nihai aşamalarındaki teknik ihtiyaçları nelerdir ?, Proje hedeflerinin karşılanması için teknoloji ne şekilde kullanılmalıdır? Tarayıcı (browser), platform ve bağlantı hızları konusunda kullanıcı ihtiyaçları nelerdir?, Potansiyel problemleri başlangıç aşamasında çözecek teknolojiler mevcut mudur ? vb. sorularının cevapları teknik özet aracılığıyla aranmaktadır.
Web geliştirme projesi başlangıcında proje sitesi, hosting ve sunucu (server) enformasyonları kesin başlangıç tarihi vb. detayların yanı sıra içerik ve üretim yönetimi, izleme ve versiyon kontrolü de önemli aşamalardır. Ön (taslak) proje sitesi, web geliştirme projesinin başlangıcı açısından ana iletişim alanı olup tercihen bir şifre ile korunmalıdır. İçeriğinde, yönetim (iletişim enformasyonu, dökümantasyon, program ve güncellemeler, vb.), tasarım (ekran şemaları, örnek resimler, vb.), üretim (prototip “üzerine klikleyiniz” logoları, çalışan HTML demoları, vb.) bölümleri yer almaktadır. Taslak site, proje müşterisi ile profesyonel bir ilişki ve iletişimin akıcılığının sürdürülmesinde anahtar bileşen konumundadır. Site içi düzenlemede bir diğer aşama olan iç geliştirme sahası, canlı site ortamını mümkün olduğunca gerçeğe yakın taklit edecek biçimde oluşturulmalıdır. Kolay yükleme (loading), test etme ve erişim için ayrı bir yerel sunucuya sahip olunması tercih edilmektedir. Arşivleme ve versiyon kontrolü için bütün üretimlerin başlangıcında belli kurallar konulmalıdır [1].

WEB PROJESİNİN YAPISI

Web projesinin yapılandırılması, kullanıcı ile içerik arasında bir bağlantı kurulması ve enformasyonun organize edilmesi üzerinedir. Web site mimarisinde kullanıcı merkezli tasarım düşünülerek sitenin tasarımında ilgili konvansiyon ve protokollere en uygun çözümler üretilmelidir. Site haritasının yaratılması sürecinde; site adı ve adresi, URL tanımlaması, kullanıcı kayıt ve giriş şifrelerinin test edilmesi, ana ve alt sayfaların diğer web siteleri ile bağlantıları ve ileri / geri yönlendirme sağlayan linklerin tanımlanması önemli bir kısmı teşkil etmektedir [1]. Web projesinin yapısını teşkil eden ana elemanlar; aşağıda Tablo 3’de de belirtildiği gibi, web sitesi kapsamı (içeriğe ait ana hatların belirlenmesi, içerik teslim planının yapılması), web sitesi görünümü (site haritasının ve isimlendirme konvansiyonlarının oluşturulması, fonksiyonel alanların adreslendirilmesi), ekran görünümü (ekran şemalarının yaratılması, yönlendirmelerin, içerik ve işlevsellik çerçevesinin belirlenmesi), kullanıcı görünümüdür (kullanıcı senaryolarının yaratılması, kullanıcı yollarının belirlenmesi, kullanıcılarla birlikte test etme vb.). Bütün bu yapılandırma unsurları; proje müşterisi, proje ekibi ve site ilişkilerini kolaylaştıracaktır. İçerik ve enformasyonun yapısına, site, ekran ve kullanıcı perspektifleri üzerinden yaklaşılmalı, kullanıcıların talep ve beklentilerine yönelik içerik (ürün, hizmet satışı) ve/veya enformasyona kolay erişim sağlanmalıdır.

Web Projesinin Yapısı
Kullanıcılarla Test Etme
Web Sitesi İçeriği (Kapsamı):
İçeriğe Ait Ana Hatların Belirlenmesi
İçerik Teslim Planının Yapılması
Web Sitesi Görünümü:
Site Haritasının Oluşturulması
İsimlendirme Konvansiyonları
Fonksiyonel Alan Adresleri
Ekran Görünümü:
Ekran Şemalarının Yaratılması
Yönlendirmenin Belirlenmesi
İçerik ve İşlevsellik Çerçevesi
Kullanıcı Görünümü:
Kullanıcı Senaryolarının Yaratılması
Kullanıcı Yollarının Belirlenmesi.
Kullanıcılarla test etme.
Web sitesi etkinliğinin artırılmasında, içerik, tasarım ve yapının birebir yürütülmesi gerekmektedir [8]. Web sitesinin yapılandırılması aşamasında içerik organizasyonunun inşası, geliştirme süreci için gerekli öncelikli adımların atılmasını sağlar. Web yazılımı konusunda bilgili bir içerik yöneticisinin varlığı ve içerik gelişimini denetlemesi önemli bir ayrıntıdır. İçerik ve yapının entegrasyonu ile tam zamanlı sunumu proje başarısı bakımından referans bileşenlerdir. Öncelik sırasına göre bölümlendirilen içerik teslim planında, ana içerik (metin ve resimler, medya ve pazarlama mesajları, vb.), ikincil içerik (arama ve şekiller için anahtar kelimeler, hata mesajı, vb.) ve ürüne spesifik içerik veya görünmeyen içerik ( etiket türleri; meta tags, alt tags, title tags, vb.) olarak tanımlanan bölümler yer almalıdır. Nihai içeriğin proje müşterisine belirlenen zaman aralığı içinde teslimi birçok projenin en zor bölümüdür. Gerekli planlamalar her zaman içeriğin gecikebileceği düşünülerek yapılmalıdır. İçerik yaratılması, dağıtımı ve takibi web geliştirme projesinde güvenlik açısından gizli tutulan kısımlardır. Site içerisinde yer alması düşünülen bütün resim, grafik, metin ve medya türleri isimlendirilmeli, depolanmalı ve merkezi bir yerleşim planı içinde kısımlara ayrılmalıdır. Gerek proje ekibi, gerekse proje müşterisi, tasarım ve üretimin farklı aşamalarında bilgilerin nerede ve hangi statüde olduğunu bilmek isteyeceklerdir. Dolayısıyla tasarım ekibi, kullanılan fotoğraf, resim ve / veya diğer unsurları arşivlemelidir. Site haritası çıkarılmasının ana nedeni, projeye farklı bir perspektifle yaklaşılarak, site organizasyonu ve kullanıcıların, web sitesini enformasyon ve içerik yönünden nasıl gördüklerinin anlaşılmasıdır. Proje müşterisi ve proje ekibi, tüm geliştirme süreci içerisinde bu aşamanın ne kadar önemli olduğu konusunda eğitilmelidirler. Böylelikle, proje müşterisi, tasarımcılar, üretim ve mühendislik ekiplerinin süreç boyunca paralel hareket etmeleri sağlanacaktır. Meydana getirilen site haritası, içeriğin ana hatlarını, bütün HTML sayfalarının sunumunu ve her bölümdeki veritabanlı yönlendirilen alanları göstermelidir. Site haritası hazırlanmadan önce, içerik özetinin müşteri tarafından onaylanması daha olumlu sonuçlar elde edilmesine yardımcı olacaktır [1].

2.4. TASARIM AŞAMASI ve PROTOTİP WEB SİTESİ ÜRETİMİ

Tamamlanmış bir ön çalışma üzerinde kavramsal ve üretimsel bir bakış açısı ile yaratıcılığın ön plana çıkarıldığı tasarım aşaması; görsel tasarım yaklaşımı (kavramsal beyin fırtınası, önceliklerin belirlenmesi, grafik şablonlarının yaratılması, tasarım rehberinin hazırlanması, vb. ), HTML prototipi yaratılması ( prototip geliştirme, test etme ve doğrulama, işlevsellik testi, vb. ) aşamalarından meydana gelmektedir (Tablo 4).

Tasarım ve işlevselliğin entegrasyonu, web sitesinin içerdiği enformasyonun değerine de olumlu katkıda bulunacaktır. Siteye özel ve kolay akılda kalan bir URL adresi seçilmeli (domain name), bu adres organizasyonla ilgili diğer yazılı belgelerde de yer almalı ve web sitesi faaliyete geçmeden önce dağıtımı sağlanmalıdır [1, 5]. Tablo 4. Tasarım Aşaması ve Prototip Web Sitesi Üretimi
Görsel Tasarım Yaklaşımı:
Kavramsal Beyin Fırtınası
Grafik Şablonların Yaratılması
Tasarım Rehberinin Hazırlanması

HTML Prototipinin Yaratılması:
HTML Prototip Geliştirme
Test Etme ve Doğrulama
İşlevsellik Testi
İlk tasarım taslakları ortaya çıkarıldıktan sonra konularında uzmanlaşmış proje takım üyeleri (yazılım, donanım, iletişimci, vb.) bir araya gelerek web sitesinin her yönden kalitesini en iyiye ulaşma ve mükemmeli yakalama arayışıyla beyin fırtınası yapmalıdırlar. Bu kapsamda kullanıcıların site içerisinde rahat gezinebilmeleri ve sitenin işlevselliği web site tasarımında ön plana alınmalıdır. Web sitesinin sağladığı birincil enformasyonlar kullanıcılardan en fazla üç klikleme (tıklama) mesafesinde olmalı, bağlantılar kanalıyla kullanıcılara spesifik ilgi alanları hakkında daha fazla bilgi edinme fırsatı sunulmalıdır.
Sitenin görsel tasarımı, web sitesi proje ekiplerince en sevilen ve yaratıcılıklarını en üst düzeyde kullandıkları aşamadır. Sitenin albenisinin kullanıcılar için çekici hale getirilmesinde, uygun renk seçimi, resim, grafik, animasyon, metin ve reklam gibi unsurların bir arada düşünülmesi yerinde olacaktır. Bütün bu faktörlerle birlikte, site ve sayfalarının kolay açılımı, sayfalar arası geçişlerin hızlı olması, menülerin sorunsuz çalışması tasarımda göz önünde bulundurulması gereken diğer bileşenlerdir. Bu süreçteki son aşama prototip bir web sitesinin ortaya çıkarılışı ve işlevsellik testi ile site üzerinde kullanıcı davranışlarının izlenmesidir [1, 5].

WEB SİTESİNİN ÜRETİMİ ve TEST AŞAMASI

Web sitesi gerçek anlamda hayata geçirilmeden önce, Tablo 5’te de görüleceği üzere, üretim öncesi planlamalar (faaliyet alanı bütçe ve teknik ihtiyaçların yeniden gözden geçirilmesi, sürüm- versiyon kontrolü için yöntemlerin oluşturulması, dosya yapılarının düzenlenmesi, site bakım planı vb.), yapısal düzenlemeler (grafiklerin düzenlenmesi, HTML şablonlarının yaratılması, yazılı metinlerin adreslenmesi, sayfa düzenlemeleri, içerik ve üretimin yapılandırılması vb.) ve test yöntemleri (kalite güvenlik, performans test planı, güvenlik yönetimi ile illegal saldırı, virüslerin takibi ve önlenmesi) dikkatle hazırlanmalı, belirlenen proje hedefleri, beklentiler, varsayımlar ve teslimatlar bir kez daha gözden geçirilmelidir. Ayrıca proje organizasyonu içerisinde yeni gereksinimlerin olup olmadığının araştırılması da gerekmektedir.
Web sayfası geliştirilirken kullanılan yazılımlar (HTML, XML, Java, vb.), sayfa tasarımı, görsel efektler, grafik arabirimler, sayfa üzerinde yer alması düşünülen reklamlar, programlama dilleri, veri tabanı uygulamaları, dosya sıkıştırma teknikleri, yapısal tasarım, multimedya gibi temel konular üzerinde itina ile durulmalı ve en uygun çözümler üretilmelidir [1, 6].
Tablo 5. Web Sitesinin Üretimi ve Test Edilmesi
Güvenlik Yönetimi (Virüs Takibi ve Önlenmesi)

Web Sitesi Üretimi Öncesi Planlama:
Faaliyet Alanı ve Bütçenin Yeniden Değerlendirilmesi
Teknik İhtiyaçların Belirlenmesi
Versiyon Kontrol Yöntemleri
Dosya Yapılarının Düzenlenmesi
Site Bakım Planının Hazırlanması
Web Sitesinin Yapılandırılması
Grafiklerin Düzenlenmesi
HTML Şablonlarının Oluşturulması
Yazılı Metinlerin Adreslendirilmesi
Sayfa Düzenlemeleri
İçerik ve Üretimin Sonlandırılması

Test Etme:
Kalite Güvenlik (QA) Test Planı
Kalite Güvenlik Test Yönetimi.
Güvenlik yönetimi. (Virüs takibi ve önlenmesi)
Web site yönetimi içerisinde birçok yazılı, görsel ve işitsel dosya türü kullanılmaktadır. Bu dosya türlerini;
• Web sitesi üretiminde kullanılması düşünülen taranmış resimler, çizimler, grafikler (.gif, .jpg)
• Çıktı alınabilen Adobe Acrobat formatındaki dosyalar (.pdf) ve kullanıcı tarafından indirilebilen word, excel, power point gibi belgeler (.doc, .txt, .xls, .ppt)
• Kısa süreli film ve videolar (.mov, .mpg)
• İşitsel efekt ve müzik dosyaları (.wav, .mp3)
şeklinde sınıflandırmak mümkündür [9].

2.6. WEB SİTESİNİN SUNUMU

Web sitesinin hayata geçirilmesi ile ilgili olan bu aşamada göz önünde bulundurulması gerekenler; site isminin duyurulması, bu amaçla kaynak ve bağlantıların sağlanması, gerek İnternet üzerinde gerekse internet dışı olarak kullanıcıların web sitesi hakkında bilgi edinmeleridir [1]. Bir web sitesinin sunumunda yer alan aşamalar; sitenin internet üzerinden ziyaretçilere sunumu, nihai kontrollerin tamamlanması, kalite güvenliği, site bakım yönetimi, dokümantasyon takibi, site tutundurma faaliyetleridir (tutundurma planının hazırlanması, arama motorlarına katılımın sağlanması, vb.)

Web Sitesinin Sunumu:
Son Değerlendirme ve Kalite Güvenliği
Sitenin İnternette Sunumu
Site Güvenliğinin Kontrol Edilmesi
HTML Biçim Kılavuzu Hazırlanması
Bakım Uygulamaları
Dokümantasyon Takibi
Site Tutundurma Faaliyetleri:
Tutundurma Planı
Arama Motorlarına Katılımın Sağlanması
Bir web sayfasının İnternet üzerinde görünür hale gelmesi için, hazırlanan dokümanlar başlangıçta, HTML veya başka bir web editörü kullanılarak işaretlenmekte ve işaretli dosyalar bir web sunucusuna iletilmektedir. Bu aşamada sadece yaratıcısı tarafından izlenebilen metin, grafik, vb. dosyalara ait gerekli izin kodları değiştirildikten sonra web sayfası İnternet üzerinde erişime açılmaktadır. Son adım, sayfanın görünürlüğünün, İnternet Explorer ve Netscape Navigator üzerinden kontrol edilmesidir [3].

DEĞERLENDİRME ve SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Web sitesi İnternet üzerinde yaşama geçirildikten sonra, site başarısının ölçütü olarak, hem kalitatif hem de kantitatif verilerin elde edilmesi yerinde olacaktır. Web sitesi etkinliği ve gelişimi bir dizi perspektife ve geri beslemenin çeşitli şekillerine dayanmaktadır [1]. Web sitesinin başarısının değerlendirilmesi ve sürdürülebilirliği aşamasında; Tablo 7’den de görüleceği gibi, kullanıcı geri beslemesinin sağlanması ve kullanıcıların izlenmesi, ölçülebilir sonuçların elde edilmesi ve proje sonrasının gözden geçirilmesini kapsayan sürekli gelişim planı oluşturulmalıdır. Web sitesinin değerlendirilmesinde site ziyaretçilerinin görüşleri önemli bir referans noktasıdır.

Web Sitesinin Değerlendirilmesi ve Sürdürülebilirliği
Başarı Aşamalarının Gözden Geçirilmesi:
Kullanıcı Geri Beslemesi Sağlanması
Kullanıcıların İzlenmesi
Ölçülebilir Sonuçların Elde Edilmesi
Proje Sonrasının Değerlendirilmesi:
Proje Aşamalarının Yeniden Kontolü
Ziyaretçi enformasyon formlarının doldurulmasına teşvik sağlanması ile bir web sitesi gerçek kullanıcılarının kimler olduğuna dair bir veritabanı oluşturabilir [5]. Kullanıcılar ile etkileşim, günlük elektronik posta ile web sitesinden ana başlıkların verilmesi, günlük veya haftalık hatırlatmaların gönderilmesi, sohbet ve tartışma gruplarının yaratılması kanallarıyla sürdürülmelidir [3]. Ana sayfada şirket ismi, adresi, elektronik posta adresi, telefon ve faks numaralarının yer aldığı bir modülün bulunması kullanıcıların web site ekibi ile iletişim kurmasını kolaylaştıracaktır [10, 11]. Site hayata geçirildikten sonra, site trafiği ve ürün satışlarında tahminlenen hedef rakamlara ulaşılıp ulaşılmadığı belirlenerek başarının ölçülmesi gerekmektedir. Kullanıcılar tarafından hangi web sayfalarının sık, hangilerininse seyrek görüntülendiği, görüntülenen enformasyonun tipi ve rakiplerin ürün veya hizmetlerinin ne olduğu sorularının cevapları da aranmalıdır [3].

SONUÇ

Web sitesi üretim yönetiminde, proje ekibinin oluşturulması, programın inşası, bütçe ve zaman kısıtlarının tahminlemesi proje sürecinin temel sac ayakları olup üzerinde dikkatle durulan konuların başında gelmektedir. Web sitesi plan ve programları, alt yapı taşlarına (bileşenlerine) bölünerek ilgili görev ve sorumluluklar kişi - grup veya ilgili birim açısından zaman ekseninde tanımlanmaktadır. Site teslim tarihinin tespitinden geriye gidilerek alt projelerin teslim tarihlerinin planlanması proje başarısında büyük önem taşımaktadır. Buna uygun olarak da taslaklar, ön çalışmalar ve final tarihleri, her bir proje biriminin bilgisi dahilinde olmalıdır. Bütün planlar gerçekleştirilebilir ve açık olmalı, proje süresince meydana gelebilecek değişiklik veya aksamalar için toleranslar unutulmamalı, esneklik sağlanmalıdır.
Site içerik ve tasarımı, kullanıcıları birincil derecede etkileyen, siteyi her ziyaret ettiklerinde istek ve ihtiyaçlarını hızla karşılayan ve onları yönlendiren ana bileşenler konumundadır. Dolayısıyla site içeriği ve site yapısının tasarımı mutlaka kullanıcıların talep ve beklentileri yönünde gerçekleştirilmelidir. Site üretiminde deneyimli personele sahip olmayan her şirket web site tasarım ve yapılandırılması için dışarıdan kaynak aramaktadır. Bu durumda maliyet, güvenlik, zamanlama, tasarım ve organizasyon deneyimi ile son teknolojilerin kullanılması ve güvenilirlik ön plana çıkmaktadır. Web projesi geliştirme sürecinin başlangıç aşamasında, dışarıdan yardım alan proje müşterisinin de projenin ana amaçları doğrultusunda katkısı sağlanarak, içerik ihtiyaçları ve site nihai yapısı gibi temel konular proje ekibi ile belirlenmelidir.

KAYNAKLAR

[1] “Web Site Production Management Techniques”, http://www.macromedia.com, Erişim Tarihi : 31.05.2001.
[2] MORDKOVICH, Boris, “Build Your Site in Nine Steps”, http://www.echodev.com, Erişim Tarihi : 31.05.2001.
[3] HANNON,Neal J.,The Business of the Internet, Course Technology-International Thomson Pub.,1998, ABD.
[4] SELLERS, Don, Getting Hits; the Definitive Guide to Promoting Your Web Site, Peachpit Press, Berkeley, 1997.
[5] BAIN, Steve, GRAY, Daniel, Looking Good Online, Vantana Communications Group Inc., ABD, 1996.
[6] NOVAK, Jeannie, MARKIEWICZ, Pete, Internet World Guide to Maintaining and Updating Dynamic Websites, Wiley Computer Publishing, John Wiley and Sons Inc., ABD, 1998.
[7] MINOLI, Daniel, MINOLI, Emma, Web Commerce Technology Handbook, McGraw Hill, New York1997.
[8] “Ten Fundamentals of Web Design”, http://www.patricklynch.net, Erişim Tarihi :15. 02. 2000.
[9] “Web Site Management”, Harvard Graduate School of Education, HGSE Technology Services Center, http://www.gse.harvard.edu, Erişim Tarihi : 28.05.2001.
[10] HARRIS, Daniel Will, “Site Planning Basics”, http://www.efuse.com, Erişim Tarihi : 31.05.2001.
[11] HARRIS, Toni - Will, “Top Ten Do’s And Don’ts”, http://www.efuse.com, Erişim Tarihi : 31.05.2001.