Sözleşme Yönetimi

Atilla Filiz
Mak.Muh.(MBA)
ATİ Mühendislik Eğitim Yön. Danışmanlık
www.atillafiliz.com

Sözlükteki tanımlaması ile  sözleşme, akit, protokol, bağıt ve mukavele karşılığında kullanılmaktadır.  Sözleşme; iki veya daha çok kişinin bir hukuki bağ yaratmak, bu bağı değiştirmek veya ortadan kaldırmak amacı ile karşılıklı ve birbirine uygun irade beyanları ile yaptıkları hukuki işlemlerdir

SÖZLEŞME / KONTRAT :

·         Belirli bir hukuki sonuç doğurmaya    yönelik, karşılıklı ve birbirine uygun irade  beyanlarından oluşur. Uyulmamasi halinde kanuni yaptirimi olan bir taahhütler topluluğudur.

·         Sözleşme maddeleri anlaşılır ve sade bir dille yazılmalı, proses bazlı yapılarak oluşabilecek tüm koşullara yer verilmelidir.

·         Sözleşme karşılıklı hakları koruyacak şekilde adil olmalı, karşılıklı imzalanarak, onaylanmalıdır.

Niçin Sözleşmeye ihtiyaç duyarız ?

·         Yazılı bir döküman olduğu için kanıt niteliğindedir.

·         Görev ve sorumlulukların açık olarak ifade edilmesini sağlayarak, yanlış anlamaya imkan tanımaz.

·         Satıcının istenen ürünü üreteceğinin ve alıcının bedelini ödeyeceğinin garantisidir.

·         Dönemsel bazda tedarikçiye işbirliği güvencesi verilerek fiyat avantajı sağlanabilir.

Sözleşme Çeşitleri:

Sözleşmeler kısa-orta ve uzun vadeli sözleşmeler şeklinde  çeşitleniyor.

Kısa vadeli sözleşmeler : 0-12  aylık  sözleşme tipleridir. yapılacak iş kısa dönemlidir.  sorumluluk ve  risk kısıtlıdır.  Ürünler sıklıkla modifikasyona tabi olacaksa , sorumluluk sınırlanmak isteniyorsa

ürün tedariği için kısa bir dönem yeterli oluyorsa kullanılır.

Orta vadeli sözleşmeler: 12 aydan 3 yıla kadar  kısa ve uzun vadeli sözleşmelerin eksikliklerini gidermek amaçlıdır.  Başlangıçta kısa vadeli sözleşme yapılmış, kendini  iyi yönde geliştirmiş, bununla beraber kapasitesini tam kanıtlayamamış satıcılar için kullanılmaktadır.

Uzun vadeli sözleşmeler: Üç yıldan uzun süreli sözleşmelerdir. Satıcı, uzun vadeli bir sözleşmeye bağlı olarak ağır bir taahhüt altına girmiş olup, yönetim ve teknik risklerin iyi planlanması gerekmektedir.

satıcının performansı ödüllendirilmek istendiğinde, istikrarlı piyasa şartları varsa, ürünlerin çok az modifikasyon gerektirmesi  halinde,  önceden bilinen uzun ömürlü ürünlerin alınması halinde   yapılır.

Kapasitesi kanıtlanmış, iyi örgütlenmiş satıcılarla çalışıldığında,  gelecekteki fiyat artışları ve muhtemel yokluklara karşı sigorta istendiğinde faydalı olmaktadır.

Belirli bir yatırımın gerçekleştirilmesi için satıcıya güven verilmesi gerektiğinde ve maliyetin önemli ölçüde düşürülmesi hedeflendiğinde de belirleyici rol  oynamaktadır.

Sözleşme  tipini belirleyen temel faktör, Yüklenicinin yüklenmiş olduğu “sorumluluk” ile belirlenmiş hedefleri gerçekleştirebilmek için ortaya konan  “teşvik” çeşitleridir. Sözleşme çeşitleriyle asıl kastedilen sözleşmelerdeki “fiyatlandırma” mekanizmasıdır.

·         Sabit fiyatlı sözleşmeler (firm fixed)

·         Maliyet + sabit karlı sözleşmeler (cost plus fixed fee)

·         Zaman-materyal ve işçilik saatleri esasına dayalı sözleşmeler;  sadece kapsam, süre ya da işin maliyetinin doğru tahmin edilemediği durumlarda kullanılır. (Neden arızalandığı incelenmeden karar verilemeyen bir sistemin onarımı ile ilgili mühendislik çalışmaları gibi)

·         Teslimat Programi Belirsiz Sözleşmeler : Sözleşme hazırlandığında, teslimat tarihi kesin olarak bilinmiyorsa. Belirsiz miktarda tedarik yapılması öngörülen sözleşmelerde bu kapsama girmektedir. Bir seferde sipariş verilecek max.min. miktarlar belirlenir.

Sözleşmede Olması Gerekenler

Hukuki ve gerçekleştirilmesi mümkün  bir amacın bulunması ve hukuken imza atmaya yetkili yaşta ve ehliyet sahibi kişilerle yapılmalıdır .  Yasalara aykırı olamaz, ya da fiziksel olarak gerçekleştirilmesi mümkün olmayan ürünlerin üretimi ile ilgili olamaz. Olsa bile hukuki açıdan bağlayıcı olmaz.  .

Uygun Sözleşme Tipinin Belirlenmesi Ve Seçiminde Dikkat Edilecek Hususlar

Sözleşme  Tipinin Belirlenmesine  Etki Eden Faktörler;

·         Tedarik edilmek istenen sistemin ya da hizmetin karmaşıklığı,

·         İhtiyacın aciliyeti,

·         Proje süresi,

·         Var olan ya da olması beklenen rekabetin derecesi,

·         Yüklenicinin maliyetlerini doğru bir şekilde tahmin etmede karşılaşılan güçlükler,

·         Başarılı teklifleri değerlendirmede karşılaştırmalı verilerin bulunup bulunmadığı,   

·         Şirketin, yüklenici ile (varsa) daha önceki tecrübesi,

·         Yüklenicinin maliyet ve üretim tecrübeleri,

·         Projede yüklenicinin riski,

·         Çeşitli Sözleşme tiplerinin her iki taraf için de yaratacağı  idari maliyet,

·         Şirketin, yüklenicinin gerçek maliyetleri hakkında bilgiye olan ihtiyacı, (özellikle aynı tipten daha sonra yapılacak alımlar için)

·         Yüklenicinin ve Sözleşmenin hacmi,

Kısa hazırlanma süresi  (acil tedarik) sağlıklı maliyet bilgilerine erişmeyi güçleştirir ve maliyeti yükseltir.

Teslimat programının kısa tutulması, teşvikli sözleşmelerin uygulama şansını ortadan kaldırır. Uzun sözleşme süresi ise maliyet düşürücü etkenlerin ortaya çıkmasını sağlar                                                                    

Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Karşı tarafın sözleşme ile borç altına girebilmeye ehliyetli olup olmadığına dikkat edilmelidir. Sözleşmeyi imzalayan kişilerin kimlik fotokopilerinin de eklenmesi reşit olup olmadığını kolayca gösterir.

• Karşı taraf eğer bir tüzel kişilik adına sözleşme imzalıyorsa bu tüzel kişiliği temsil yetkisine sahip olduğunu ve temsil yetkisinin ilgili işlemi kapsadığını belgelerle kanıtlamalıdır

• Vekaleten imzalanan sözleşmelerde imzalayan kişinin vekaletinde bu sözleşmenin konusu edimi borçlanma yetkisi bulunup bulunmadığı araştırılmalı, yazılı olarak düzenlenen sözleşmelerde tüzel kişilik adına imzalayan kişinin imzasının yanına tüzel kişinin mührü veya kaşesi de alınmalıdır.

• Sözleşmenin maddeleri arasında kanuna, ahlak ve adaba ve  kişilik haklarına aykırı maddeler bulunmamalı

Sözleşeme ile belirlenen edimlerin ifası imkânsız olmamalıdır.

• Sözleşmede tüm hususlar şüpheye neden vermeyecek şekilde açıkça belirtilmeli. Gerekirse eklenecek şartnamelere gönderme yapılmalıdır.

• Sözleşmenin karşı taraf tarafından daha sonra hata nedeni ile feshedilmemesi için sözleşme konusu ve şartları üzerinde tam mutabakata varılmalıdır.

• Sözleşmenin konusu işlem veya işlemlerden birinin özel şekil şartına bağlı olup olmadığı araştırılmalı, eğer kanun bir özel şekil öngörmüşse sözleşme bu şekil şartına uyularak yapılmalıdır.

Örneğin: Gayrimenkul  sözleşmelerinin tapuda veya  noterde yapılması şartını bir inşaat firması ile yaptığım malzeme karşılığı dükkan takası sözleşmesinde (ihtilaf çıkınca)öğrendim. Karşı tarafa güvenerek  kendi aranızda sözleşme  yapmanız,  yani sözleşmeyi özel şekil şartına uymadan yapmanız o sözleşmeyi geçersiz kılar ve büyük zararlara uğramanıza neden olabilir.

*Sözleşme yazılı olarak yapıldı ise her sayfanın altı imzalanmalı, metinde silinti kazıntı ve düzeltme olmamalıdır.  Ekleme veya düzeltme yapılması durumunda bu düzeltmelerin üzeri de karşılıklı  imzalanmalıdır. Sözleşmeye eklenen belgeler, raporlar, çizimler, şartnameler ve benzerleri de imzalanmalıdır.

* Sözleşme şartları belirlenirken yapılan ön görüşmelerde sözlü ifadelere itibar edilmemeli  ifadelerin yazıya dökülmesi istenmelidir.

Örneğin; Bir restorasyon yapımı sözleşmesinde inşaat firması iş bitirme tarihini geçen her gün için bir meblağ ödenmesini ceza şartı olarak koymuştu.  Kendilerinin beni davet etmeleri ve benim bu işi yapmamı istemelerine rağmen bu cezanın nedenini sorduğumda “Bu şirketin matbu sözleşmesidir. Zaten hiç kimseye gecikme cezasını uygulamıyoruz” gibi bir yanıt aldım. Ama bu yanıta karşılık onların hak edişlerde ödemeyi taahhüt ettikleri sürede yapmamaları halinde karşı madde olarak “sözleşme süresi verilen hakediş  tarihinden itibaren ödemesi yapılıncaya kadar durur” ibaresinin konulmasını talep ederek  cezaya karşı bir koşulla kendimi koruma yoluna gittim.  Zira biliyordum ki hiçbir hak edişi gününde ödemeyeceklerdi ve öyle de oldu.  Sözleşmelerde ceza maddesi tek taraflı yaptırım olmamalı iki tarafı da bağlayıcı olmalıdır.  Yani dengeli olmalıdır.

            Sözleşmeler yazılı ve sözlü olabilmektedir ancak sözlü yapılan sözleşmelerin ispatı güç ve uzun zaman alabilmektedir. Bu nedenle  varılan anlaşmalar yazılı olmalıdır.

Antlaşma yapılıncaya kadar herkes  çok dürüst olduğunu kimsenin hakkını yemediğini ve yemeyeceğini söyler ama menfaatlerine  uygun olmayan ilk durumda  tırnaklarını çıkartır ve söylediklerini  inkar yoluna gidebilir. Böyle bir örneği de eğitim sektöründe iki kez yaşadım. Semineri talep eden taraf  verdiğim bir seminerden dolayı ödemesi gereken ücreti resmen “böyle bir borcum yoktur” şeklinde inkar yoluna gitti. Şaşırmıştım. Siz de şaşırmayınız bu tür ahlaksızlıklar o kadar çok yaşanıyor ki… Bu nedenle  her türlü olumsuzlukla karşılaşabilecekmiş gibi sözleşme yapılmalı  tarafların vecibeleri açık ve net olarak yazılı olarak tanımlanmalıdır. Böyle olunca anlaşmazlık çıkmaz demiyorum ama en azından konuyu yargıya taşıdığınızda zayıf olmazsınız.

Sözleşmenin İfası Sırasında Yapılacaklar

·         Para borçlarının ödenmesinde miktar sınırları göz önünde bulundurularak gerekli durumlarda banka havalesi kullanılmalı, diğer hallerde mutlaka makbuz alınmalıdır.

·         Senede bağlı borçlarda ifanın ardından senetler mutlaka  iade alınmalı ve iptal edilmelidir.

·         Bir malın teslimi veya hizmetin sunulmasına ilişkin borçların ifasında ifayı belgeleyecek belgeler mutlaka şirket adına yetkili kişiden alınmalı ve uygun şekilde saklanmalıdır.

·         Bir malın ifa olarak kabulü durumunda dışarıdan gözle yapılacak muayene derhal gerçekleştirilmeli, gerekiyorsa analiz vakit kaybetmeden yapılmalı ve bir ayıp tespiti  halinde durum derhal  uzmanlara tespit ettirilerek karşı  tarafa yazılı olarak bildirilmelidir.

·         Sözleşmenin feshedileceği durumlarda mutlaka  sözleşmedeki  fesih şartlarına ve sözleşmenin düzenlendiği  kanundaki fesih şartlarına bakılmalı, sözleşme bu şartlara uygun olarak feshedilmelidir.

·         Sözleşmelerde anlaşmazlıklar ortaya çıktığında fesih ile sözleşmeyi ayakta tutup tazminat veya cezai şart talep etmenin artı ve eksileri mutlaka bir hukukçu ile tartışıldıktan sonra harekete geçilmelidir.

·         Sözleşmenin sona ermesi durumunda sözleşme nedeni  ile yapılmış olan tescillerin, verilmiş olan ve iadesi gereken senet, belge, kalıp ve benzerlerinin iadesi dikkatli şekilde ve tutanak ile yapılmalıdır.

Sonuç olarak; sözleşmeler kötü niyete karşılık korunma amaçlı yapılan yazılı akitlerdir. Taraflar bu akitde ne yapacaklarını neyi yapmayacaklarını açık olarak belirtmelidirler. Sözleşmeye uyulmaması halinde yaptırımların neler olacağı sözleşmede tanımlanmalıdır. Sadece yapılacak işlerin sıralanması, ancak yapılmaması (yani sözleşmeye uyulmaması ) halinde ne gibi yaptırımların olacağı sözleşmede belirtilmediği takdirde kötü niyetli kişilere fırsat vermiş olursunuz.

Kaynak

Av. Ceyda Akaydın, Boğaziçi Eğitim, Satınalma Zirvesi sunumu, Ocak 2010
Filiz Atilla, Satınalma  ve Tedarik Zinciri Yönetimi, Seminer Notu, SUYEM Su Yaşam Boyu Eğitim Merkezi.  Nisan 2010

(*)  Bu yazı Kaynak Elektrik Dergis  Eylül 256 sayısnda yayımlanmıştır.